Przed wykonaniem polecenia księgowania musimy zdefiniować dekret księgowy. W tym celu wchodzimy Definicje - Dekrety księgowe. Wprowadzamy nowy dekret.

Wpisujemy Nazwę dekretu, następnie wprowadzamy nowe pozycje w tabeli, zatwierdzając je przyciskiem . W kolumnach określamy:

• Nazwa- spośród składników wynagrodzeń i pól systemowych wybieramy pozycję do zadekretowania

• Rodzaj – sposób rozbicia wybranego składnika:

  • Pole standardowe - cała wartość składnika wystąpi w jednej pozycji na zadanym koncie

  • Rozbij wg struktury - wartość składnika zostanie rozbita na tyle pozycji, w ilu rodzajach kosztów wystąpi; symboliczny opis kont występujących w strukturze kosztów to:

    • [SZ] - subkonto zlecenia

    • [SZ-X] - symbol konta zlecenia. W przypadku wykorzystania biblioteki symboli kont dostęp do kolejnych subkont zleceń umożliwiają odpowiednie symbole [SZ-X], gdzie X to numer symbolu konta, np. [SZ-1], [SZ-2].

    • [NZ] - nazwa zlecenia

    • [OZ] - opis zlecenia

    • [SO] - subkonto odddziału

    • [SO-X] - symbol konta oddziału. W przypadku wykorzystania biblioteki symboli kont dostęp do kolejnych subkont oddziałów umożliwiają odpowiednie symbole [SO-X], gdzie X to numer symbolu konta, np. [SO-1], [SO-2].

    • [NO] - nazwa oddziału

    • [SD] - subkonto działu

    • [SD-X] - symbol konta działu. W przypadku wykorzystania biblioteki symboli kont dostęp do kolejnych subkont działów umożliwiają odpowiednie symbole [SD-X], gdzie X to numer symbolu konta, np. [SD-1], [SD-2].

    • [ND] - nazwa działu

    • [SE] - subkonto zespołu

    • [SE-X] - symbol konta zespołu. W przypadku wykorzystania biblioteki symboli kont dostęp do kolejnych subkont zespołów umożliwiają odpowiednie symbole [SE-X], gdzie X to numer symbolu konta, np. [SE-1], [SE-2].

    • [NE] - nazwa zespołu

    • [SK] - subkonto oddziału, działu lub zespołu, w zależności od tego, który ostatni został określony przy pracowniku

    • [SK-X] - symbol konta oddziału, działu lub zespołu, w zależności od tego, który ostatni został określony przy pracowniku. W przypadku wykorzystania biblioteki symboli kont dostęp do kolejnych subkont umożliwiają odpowiednie symbole [SK-X], gdzie X to numer symbolu konta.

    • [NK] - nazwa oddziału, działu lub zespołu, w zależności od tego, który ostatni został określony przy pracowniku

  • Rozbij wg pracownika - wartość składnika przyporządkowana zostanie do kont poszczególnych pracowników, przy których wystąpi; symboliczny opis konta pracownika to:

    • [IP] - identyfikator pracownika

    • [INI] - nazwisko i imię pracownika

    • [IE] - etat pracownika

    • [IN1], ..., [IN8] jedna z ośmiu notatek przypisanych przy pracowniku

  • Rozbij wg struktury/pracownika - wartość składnika zostanie rozbita zarówno na pozycje ze struktury kosztów jak i przyporządkowana do kont pracowników. Można w tym wypadku używać symboli z obu poprzednich opcji.

  • Rozbij wg odbiorcy - wartość składnika zostanie przyporządkowana do kont poszczególnych odbiorców przelewów (używane np. do potrąceń komorniczych); symboliczny opis konta odbiorcy to:

    • [SB] - subkonto odbiorcy

  • Rozbij wg odbiorcy/pracownika - wartość składnika zostanie przyporządkowana zarówno do kont odbiorców jak i do kont pracowników. Można w tym wypadku używać symboli z poprzednich opcji (wg pracownika i wg odbiorcy).

  • Rozbij wg rodzaju listy - wartość składnika zostanie przyporządkowana do kont poszczególnych rodzajów listy; symboliczny opis konta rodzaju listy to:

    • [SL] - subkonto rodzaju listy

• Wn/Ma – wartość po stronie Winien lub Ma

• Konto – konkretny numer konta księgowego (np. 223-01),
  dodatkowo możemy użyć symboli działu [SD] i symboli zlecenia [SZ] dla pozycji oznaczonych jako Rozbij wg struktury (np. 400-[SD]-[SZ])
  oraz identyfikatora pracownika [IP] dla pozycji Rozbij wg pracownika (np. 423-[IP])

• Projekt - dodatkowy element dekretu umożliwiający w niektórych systemach FK dodatkowy przekrój w ramach konta, możemy wpisać konkretną nazwę lub dowolny symbol działu lub zlecenia, najczęściej [SZ], [NZ]

• MPK - dodatkowy przekrój konta wg miejsca powstawania kosztów, wykorzystując tę pozycję możemy wpisać konkretną nazwę lub dowolny symbol działu lub zlecenia, najczęściej [SD], [ND]
  UWAGA. Wszędzie tam, gdzie możemy używać symboli subkont [SD], [SZ] możemy również wykorzystać symbole nazw [ND], [NZ] oraz symbole subkont z tabeli [SD-X], [SZ-X] ([SD-1], [SD-2], ... lub [SZ-1], [SZ-2], ...).

• Warunek - jeśli wpiszemy warunek to linia dekretu będzie generowana tylko dla pozycji spełniających warunek; przykładowo warunek [SZ]='500' oznacza, że dana pozycja dekretu będzie generowana tylko dla zleceń, których symbol to '500; w warunku możemy używać następujących operatorów:

  • = > < <> - operatory arytmetyczne równe, większe, mniejsze, różne

  • and or - operatory logiczne i, lub

  • ( ) - nawiasy grupujące kolejność wykonywanych porównań

• Uwzględniaj przy rozbiciu rodzaj kosztów - zaznaczamy w przypadku wykorzystywania subkonta rodzaju kosztów [SR] (w pozycji musi być wybrane Rozbij wg struktury)

Po zdefiniowaniu dekretu możemy wygenerować polecenie księgowania (Raporty - Zestawienia kosztowe - Dekret księgowy).

Dla składników rozbijanych w dekrecie według struktury kosztów możemy dodatkowo przygotować zestawienie kosztów, (z wcześniej przypisanymi tymi składnikami w definicji zestawienia kosztowego), w celu szczegółowego wyjaśnienia przypisania tych składników do odpowiednich kosztów.

W definiowaniu właściwego dekretu bardzo pomocny jest rozdział Budowanie przykładowego dekretu. Zawarte w nim przykłady pozwalają zrozumieć zawarte w programie możliwości.