Standardowo możemy ewidencjonować i rozliczać umowy zlecenia na kilka sposobów:

• umowy jednorazowe - wystawiamy umowę na konkretny okres i kwotę, następnie jednorazowo naliczamy wynagrodzenie po zakończeniu umowy

• umowy ratalne - wypisujemy umowę na dłuższy okres i na konkretną kwotę, a zapłaty rozplanowujemy w ratach, po podaniu ilości rat proponowany jest harmonogram wypłat, który można jeszcze ręcznie skorygować, wynagrodzenia naliczamy w ratach co określony czas (np. raz w tygodniu, raz w miesiącu)

• umowy płatne wg zadanej (umówionej) stawki (za godzinę, za czynność itp.) - wystawiona umowa na zamknięty okres nie zawiera konkretnej kwoty, tylko stawkę jako podstawę do naliczenia wynagrodzenia, wynagrodzenie może być wypłacane jednorazowo lub etapami po wprowadzeniu ilości godzin lub wykonanych czynności

• umowy otwarte - określony jest czas trwania umowy i ogólne warunki wynagrodzenia, natomiast dopiero przy kolejnych wypłatach lub wypłacie jednorazowej podajemy konkretną kwotę

• umowy otwarte definiowalne - kwota umowy oblicza się na liście płac wg zadanego algorytmu i przepisuje się do utworzonej pustej wypłaty umowy otwartej (dowolnie zdefiniowany składnik wynagrodzenia rodzaju inne składniki połączony z polem systemowym Kwota umowy zlecenia (patrz Składniki wynagrodzeń - połączenie z polem systemowym)

Dodatkowo możemy tak zmodyfikować system wynagrodzeń, żeby naliczać umowy zlecenia na podstawie samemu zdefiniowanych składników (patrz Definiowanie i nadzór - Rodzaje dochodów na listach - Dochody z umów cywilnoprawnych). W ten sposób można zaimplementować naliczanie umów wg kilku różnych stawek lub dowolne wyliczenie kwoty umowy zlecenia (jednorazowe lub wielokrotne).

W rozliczeniu rocznym PIT naliczeniom z ewidencji umów zleceń można przypisać następujące źródła przychodów:

• przychody z osobiście wykonywanej działalności, w tym z umowy zlecenia i o dzieło

• kontrakt menedżerski

• prawa autorskie

Rozliczenia umowy-zlecenia rozpoczynamy od przejścia do ewidencji umów-zleceń . Będąc na liście pracowników możemy wejść do ewidencji na dwa sposoby:

• w Aktualnym zatrudnieniu  klikając na klawiszu Umowy-zlecenia,

• klikając w ikonę  bezpośrednio z okna głównego.

Wprowadzamy  umowę-zlecenie (Ins).

Wypełniamy:

• Aneks do umowy zlecenia - zaznaczamy, gdy chcemy aneksować wcześniejszą umowę zlecenia (wg stawki), którą wybieramy z listy po prawej stronie. Po wybraniu tej opcji aneksowana umowa nie będzie podlegała jakimkolwiek zmianom, natomiast zmieniać możemy tylko aneks do niej (np.datę zakończenia, stawki, kwoty)

• Rejestr umów - wybieramy z dostępnych rejestrów umów cywilnoprawnych

• Data zawarcia umowy - data podpisania umowy nie jest równoznaczna z datą rozpoczęcia

• Data rozpoczęcia, Data zakończenia - okres zatrudnienia objęty umową

• Numer kolejny - podstawia się numer kolejny umowy dla danego rejestru

• Numer - wyświetla się na podstawie numeru kolejnego, daty zawarcia umowy i układu numeru w wybranym rejestrze

• Treść - treść umowy można wpisać ręcznie lub wybrać z biblioteki (wciskając Ctrl Enter lub klikając w przycisk ); z biblioteki warto korzystać, jeśli treści będą się powtarzać
  UWAGA. W przypadku wyboru kilku pozycji z biblioteki, kolejne pozycje wprowadzamy klikając Wybierz jednocześnie przytrzymując klawisz Shift

• Pracownik własny - pole zaznacza się automatycznie, jeśli osoba jest już zatrudniona na umowę o pracę, co powoduje, że zaznaczają się wszystkie składki ZUS

• Próg kosztów - jeśli zaznaczymy tę opcję i podstawiona na liście płac kwota nie przekroczy określonej w parametrach naliczania wartości próg naliczania kosztów, to kwota ta zostanie objęta podatkiem zryczałtowanym (na PIT-8A) bez kosztów; przy nie zaznaczonej opcji, kwota zawsze objęta będzie podatkiem po odjęciu standardowych kosztów (na PIT-11), nawet jeśli nie przekroczy progu

• Prawa autorskie - jeśli znaczymy, przy naliczaniu umowy uwzględnione zostaną 50% koszty uzyskania oraz w rozliczeniu rocznym PIT przychody z tego tytułu wykazane będą w innej pozycji (prawa autorskie, a nie umowy zlecenia i o dzieło)

• Kontrakt menedżerski - jeśli zaznaczymy, w rocznym rozliczeniu PIT przychody z tego tytułu wykazane będą w odpowiedniej pozycji

• Wynagrodzenie liczone - wynagrodzenie (płatne jednorazowo lub w ratach) możemy określić na kilka sposobów:

  • podajemy od razu konkretną kwotę umowy (płatną jednorazowo lub w ratach - wg kwoty)

  • podajemy stawkę (godzinową - wg stawki) i przed wypłatą wprowadzamy konkretną ilość (godzin)

  • zaznaczamy wg stawki (pozostawiając stawkę pustą) i przed wypłatą wprowadzamy konkretną kwotę

• WYNAGRODZENIE - w przypadku, gdy określiliśmy wynagrodzenie wg kwoty, uzupełniamy:

• Kwota brutto - kwota umówionego wynagrodzenia brutto, czyli z podatkiem i składką ZUS

• Ilość rat - w przypadku wypłaty kwoty umowy w kilku ratach, pojawi się dodatkowa tabela, w której możemy rozplanować wypłaty

• Wypłacić na kolejnej liście - standardowo zaznaczone spowoduje automatyczne przeniesienie wprowadzonej umowy na listę płac; wyłączenie pola spowoduje, że wpis nie zostanie ujęty na kolejnej liście

• Lista płac, Poz.na liście, Data wypłaty - dane z listy płac, na której naliczona została umowa, wpisują się automatycznie podczas naliczania na liście; w przypadku gdy wyłączymy opcję Wypłacić na kolejnej liście umowa ta nie zostanie uwzględniona na liście płac

• Zostało do wypłaty brutto - saldo, czyli kwota pozostała do wypłaty

• WYNAGRODZENIE - w przypadku, gdy określiliśmy wynagrodzenie wg stawki, uzupełniamy:

• Stawka brutto - stawka za jednostkę (godzinę) pracy

• Za - opis jednostki pracy, należy wypełnić, żeby na umowie wydrukowana została stawka

• Ile - bezpośrednio przed wypłatą podajemy ilość jednostek (godzin) pracy

• WYNAGRODZENIE - LISTA WYPŁAT - w przypadku, gdy wybraliśmy wg stawki mamy 2 przypadki:

• jest podana stawka

• Ile - podajemy ilość, która przemnożona przez stawkę da kwotę brutto

• S - podajemy według której stawki obliczamy kwotę brutto (do wyboru są 3 stawki)

• Kwota korekty - do kwoty brutto dosumowana zostanie podana tu kwota

• Kwota brutto - wylicza się jako stawka*ilość+kwota korekty


UWAGA. Jeśli mamy kilka wpisów, bo wynagrodzenie jest liczone z kliku stawek i chcemy wypłacić je jedną pozycją na liście płac należy w kolumnie W wstawić X w każdej pozycji, która ma być zsumowana.

• nie ma podanej stawki (umowa otwarta)

• Kwota brutto - podajemy konkretną wartość, lub dla umowy otwartej definiowalnej zostawiamy pustą - kwota podstawi się dopiero po przeliczeniu na liście płac

• SZCZEGÓŁY - dodatkowe warunki umowy:

  • Zawód, Wymiar czasu pracy - dodatkowe, niewymagane pola informacyjne

  • Szczegółowe warunki wynagrodzenia - uściślenie warunków wynagrodzenia wymagane w przypadku, gdy nie podajemy od razu kwoty ani stawki; drukuje się na umowie

  • Zlecenie - na podstawie tego zlecenia utworzy się automatycznie wpis w ewidencji kosztów ewidencji kosztów z rodzajem kosztów określonym w rejestrze umów; później na podstawie ewidencji kosztów generuje się struktura kosztów podczas naliczania wynagrodzeń

• SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA - gdy Pracownik własny składki na ubezpieczenia są naliczane, jak w przypadku umowy o pracę, dla pracownika zatrudnionego tylko na umowę-zlecenie ustalamy:

• Ubezpieczenie zdrowotne - zaznaczamy, jeśli podlega składce na ubezpieczenie zdrowotne

• ZUS - zaznaczamy, jeśli podlega składkom na ubezpieczenie społeczne i dodatkowo ustawiamy, czy praca W siedzibie firmy i czy będzie składka na Dobrowolne chorobowe

• Do podstawy chorobowego - po zaznaczeniu wypłacona kwota umowy zlecenia będzie stanowić podstawę zasiłku chorobowego (patrz - Zasiłki ZUS opodatkowane); pole dostępne po zaznaczeniu Dobrowolnego chorobowego

• Emerytalne, Rentowe, Chorobowe, Wypadkowe - pola informujące, jakie składki na ubezpieczenie społeczne zostaną naliczone

• Fundusz Pracy - zaznaczamy, jeśli podlega składce na Fundusz Pracy

• FGŚP - zaznaczamy, jeśli podlega składce na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

• Kod tytułu ubezpieczenia - kod ten podpowiada się przy tworzeniu zgłoszenia do ZUS (ZUA/ZZA) oraz podczas naliczania list płac, na podstawie którego uwzględniony zostanie na raportach ZUS RCA/RZA


UWAGA. Dla umów zleceń wg stawki jest możliwość włączenia zapamiętywania historii zmian składek w Ustawieniach - Ustawieniach kadrowych.

• SPOSÓB ZAPŁATY - określamy sposób zapłaty drukowany na umowie, również faktyczne naliczenie kwoty na rachunek lub do wypłaty zależy od tej opcji (Płatne)

UWAGA. Podczas wypisywania umowy zlecenia przy określaniu wysokości wynagrodzenia możemy posłużyć się kalkulatorem płacowym.

Rejestr godzin

Rejestr godzin jest dostępny poprzez ikonę

Dla umów zleceń wg kwoty rejestr wypełnia się automatycznie godzinami pracy. Program wylicza wówczas maksymalny czas pracy tak, by nie została przekroczona minimalna stawka godzinowa określona w Parametrach. Godziny te można poprawiać zgodnie z faktycznym czasem pracy, np. gdy w jeden dzień zleceniobiorca pracował mniej a w drugi więcej.
Dla umów zleceń wg stawki rejestr wypełnia się tylko datami. Godziny należy uzupełnić samemu w formacie GG:MM np. 04:20 .
Rejestr godzin można uaktualnić w dowolnej chwili. Dla umów wg kwoty na zakładce Lista pod prawym przyciskiem myszy. Natomiast dla umów wg stawki stojąc na wypłaconej racie prawy przycisk myszy.
Pod jest dostępny wydruk Umowa zlecenia - rejestr godzin, gdzie można podać zakres dat za jaki chcemy wydrukować rejestr. Przydatne, gdy umowa jest na dłuższy okres i wypłacana jest ratami.
Można wygenerować zbiorcze zestawienie rejestru godzin z umów zleceń w zadanym okresie (patrz Raporty - Rozliczenie czasu pracy - Czas pracy umowy zlecenia).

Poprawę danych  w umowie umożliwia klawisz F6.

Wystawioną umowę możemy wydrukować   funkcją F2, stojąc na odpowiedniej umowie.

Podobnie możemy wydrukować rachunek do umowy, ale wcześniej powinniśmy naliczyć umowę na liście płac, czyli:

• utworzyć listę płac  umów zleceń z definicją (Umowy zlecenia)

• wprowadzić pracownika na listę

• naliczyć wprowadzonego pracownika

Fakt wydruku umowy oraz rachunku do umowy może zostać zapamiętany w dzienniku wydruków - patrz Rozliczenia końcowe - Dziennik.

Umowy w ewidencji możemy przeglądać za zadany okres, ustawiany we właściwościach  po wciśnięciu F4.

UWAGA 1. Rachunek do umowy możemy również wydrukować bezpośrednio po naliczeniu umowy na liście płac, klikając w oknie Pozycje listy ikonę  wydruki i wybierając Rachunek do umowy.

UWAGA 2. W przypadku listy płac z wieloma pozycjami wypłat umów zlecenia możemy wszystkie rachunki wydrukować zbiorczo ustawiając się na tej liście. W menu wydruku pojawi się dodatkowa pozycja Rachunki do umowy zlecenia.

W przypadku umów wypłacanych kilkukrotnie (umowy ratalne, wg stawki, otwarte) każda wypłata musi odbywać się na innej liście płac. W szczególnych przypadkach istnieje możliwość wypłacenia umowy na kilku pozycjach tej samej listy, po zaznaczeniu w menu Ustawienia - Ustawienia płacowe na zakładce Przeliczanie opcji Wypłacaj umowy zlecenia lub o dzieło na kilku pozycjach tej samej listy. Dotyczy to jednak tylko umów wg stawki i umów otwartych (wg stawki z pustą stawką).

Jeśli chodzi o umowy zlecenia objęte dobrowolną składką chorobową, ich kwoty powinny wchodzić do podstawy chorobowego podczas obliczania zasiłków chorobowych. Dotyczy to jednak tylko umów zleceń ciągłych, trwających przynajmniej ponad miesiąc. W takim wypadku kwota oskładkowanej umowy wchodzi do podstawy chorobowego dla zwolnienia trwającego tylko w okresie umowy. Zatem umowy zlecenia wchodzą automatycznie do podstawy chorobowego, gdy spełnione są następujące warunki:

• umowa zlecenia podlega ZUS (została objęta dobrowolną składką chorobową), i w miesiącach, które wchodzą do podstawy chorobowego zostały naliczone od niej składki chorobowe

• umowa zlecenia jeszcze trwa, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu

• zostało wymuszone zwiększenie podstawy chorobowego poprzez zaznaczenie pola Do podstawy chorobowego

Umowy zlecenia zachowują się podobnie do składników wynagrodzeń, których właściwość do podstawy chorobowego została ustawiona na nominalne jeśli przyznano.

UWAGA 1. By wypłacić zasiłek chorobowy zleceniobiorcy należy zapoznać się z Zasiłki ZUS opodatkowane.

UWAGA 2. Umowy zlecenia objęte obowiązkową składką chorobową (pracownicy zatrudnieni także na umowę o pracę) wchodzą do podstawy chorobowego niezależnie od czasu ich trwania.

Umowy zlecenia możemy również zaimportować z zewnątrz, jeśli przygotujemy wcześniej plik tekstowy (TXT) lub arkusz w Excelu (XLSX) z danymi w odpowiednim formacie. Przykładowe pliki z danymi do importu znajdziemy w podkatalogu EXPORT.