W każdym oknie po wpisaniu nowej pozycji można dodatkowo zapamiętać dokumenty skojarzone z tą pozycją. Przykładowo przy wypełnianiu historii zatrudnienia możemy w programie zapamiętać również zeskanowany oryginał świadectwa pracy. Umożliwi to nam późniejszy szybki wgląd w oryginalne dokumenty, na podstawie których dany wpis został dokonany.

Żeby dla danego okna skonfigurować załączane dokumenty, należy w zawartości okna kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu wybrać pozycję Konfiguruj dokumenty załączane. Następnie w okienku Dokumenty załączane wprowadzamy listę dokumentów. Lista taka może zawierać jedną lub kilka linii, w każdej powinna być wpisana Nazwa dokumentu oraz ograniczenie na Rozmiar załączanych plików. Każdą linię zatwierdzamy .

UWAGA. Korzystanie z możliwości załączania plików wiąże się ze znacznym przyrostem fizycznego rozmiaru bazy danych, dlatego należy zadbać o prawidłowe ograniczenie na rozmiar załączanych dokumentów, które nie pozwoli wprowadzać zbyt dużych plików. W przypadku dużej ilości załaczników można rozważyć opcję zapisywania dokumentów na dysku, zamiast bezpośrednio w bazie danych - patrz Konfiguracja danych firmy - Parametry/Dokumenty.

Właściwą konfigurację kończymy przyciskiem OK i zamykamy okno. Ponowne jego otwarcie ukaże dwa dodatkowe przyciski:

• Wczytaj dokumenty

• Pokaż dokumenty

Wczytanie dokumentu rozpoczynamy od przygotowania jego w formie pliku. Plik może być dowolnego formatu rozpoznawalnego przez system, czyli np. png, gif, doc, pdf, txt, htm. W przypadku skanowania dokumentu zapisujemy go w dowolnym folderze i po wczytaniu pliku możemy go usunąć. Program zapamiętuje w bazie zawartość pliku, więc nie jest konieczne dodatkowe jego przechowywanie na dysku. Należy jednak dbać o to, żeby wczytywane pliki nie miały zbyt dużych rozmiarów, gdyż baza danych może się nadmiernie rozrosnąć.

Żeby załączyć dokument należy ustawić się na właściwej pozycji i po kliknięciu w przycisk Wczytaj dokumenty wybrać właściwy rodzaj dokumentu. Ukaże się okno Dokumenty załączone, w którym wprowadzamy:

• Data - data załączenia dokumentu

• Nazwa - podstawia się wybrana nazwa dokumentu

• Opis - podstawia się nazwa załącznego pliku wraz z rozszerzeniem, którego nie możemy zmienić

• Wstaw dokument - wybieramy z katalogu przygotowany wcześniej właściwy plik do załączenia

• Uwagi - dowolne uwagi na temat załącznika, na przykład miejsce przchowywania oryginału

• Teczka - w przypadku dokumentów pracowniczych możemy dodatkowo określić teczkę kadrową, w której jest umiejscowiony - patrz Ewidencja pracowników - Dane podstawowe - Teczka pracownika

Po załączeniu dokumentu mamy do niego szybki dostęp, klikając w przycisk Pokaż dokumenty.

W przypadku dokumentów załączanych do ewidencji pracowniczych, możemy mieć wgląd we wszystkie dokumenty załączone do pracownika, czyli do teczki pracownika. W tym celu po ustawieniu się na właściwym pracowniku klikamy w głównym oknie programu w przycisk Dokumenty pracownika.