Import rachunków bankowych pozwala na szybkie uzupełnienie adresów wszystkich lub wybranych pracowników. Dane te należy wcześniej przygotować w pliku tekstowym lub w arkuszu Excel. Przykładowe pliki z danymi do importu znajdują się w podkatalogu EXPORT. Analogiczne pliki w zadanym formacie możemy przygotować ręcznie lub wygenerować automatycznie we wcześniej posiadanym systemie.

Funkcję importu danych wywołujemy z menu głównego Zbiory - Import danych - Import rachunków bankowych.

Na zakładce Import podajemy Plik źródłowy z danymi do importu. Może to być plik tekstowy (txt), plik z arkusza Excel (xls) lub plik z arkusza Excel 2007 (xlsx).

Import możemy ograniczyć do pracowników z wybranego działu (Od działu, Do działu), grupy (Grupa) lub wybranych pracowników (Tylko osoby podświetlone). Oznacza to, że jeśli w pliku importowym znajdą się dane pracownika z innego działu to i tak nie zostaną one zaimportowane.

Zaznaczając opcję Zeruj dane przed importem wcześniejsze dane określonych pracowników zostaną usunięte.

Na zakładce Ustawienia określamy:

• w przypadku plików tekstowych - czy dany plik zawiera rekordy o stałej czy zmiennej długości (Długość rekordów), dla rekordów o zmiennej długości ustawiamy dodatkowo Znak rozdzielający pola w rekordzie oraz Znak ograniczający pola, dodatkowo możemy określić Standard polskich liter

• w przypadku arkuszy Excel - nazwę arkusza, z którego pobieramy dane

Na zakładce Zaawansowane ustalamy:

• w przypadku plików tekstowych - poszczególne pola rekordu i ich kolejność w pliku oraz długość składników w przypadku rekordów o stałej długości

• w przypadku arkuszy Excel - zakres pól, których zawartość chcemy zaimportować oraz nazwy kolumn w arkuszu, które odpowiadają polom w programie

Wymagane jest, żeby plik importowy zawierał identyfikację pracownika. Z pól identyfikujących do wyboru mamy do wyboru:

• Id pracownika - automatycznie nadawany przez program unikalny numer pracownika (kolumna Ide w oknie z pracownikami)

• Identyfikator - własny identyfikator nadawany przez użytkownika w oknie z pacownikami

• Nazwisko i Imię - wystarczające jeśli nie posiadamy pracowników o tym samym imieniu i nazwisku

Przy ustawionej zmiennej długości rekordu, średnikiem jako znakiem rozdzielającym pola i pustym znakiem ograniczającym pola (zakładka Ustawienia) oraz wybranymi domyślnymi polami Domyślne, zawartość pliku tekstowego może wyglądać następująco:

15;R2bilansowy;Artur;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
07;R2chorobowa;Barbara;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
03;R2dzieło;Joanna;18 1960 1030 0000 0000 0000 0000;;
13;R2ekwiwalentny;Jakub;65 1130 1033 0000 0000 0000 0000;;
06;R2godzinowy;Marek;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
01;R2kosztowy;Grzegorz;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
11;R2macierzyńska;Marianna;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
09;R2nadliczbowy;Stanisław;65 1130 1033 0000 0000 0000 0000;;
12;R2nieobecna;Katarzyna;65 1130 1033 0000 0000 0000 0000;;
14;R2pożyczka;Magdalena;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
05;R2samochodzik;Dariusz;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
04;R2urlopowski;Jan;65 1130 1033 0000 0000 0000 0000;;
08;R2zleceniowiec;Aleksander;47 1960 1056 0000 0000 0000 0000;;
10;R2zuspodstawa;Kamil;18 1960 1030 0000 0000 0000 0000;;

Jeśli chcemy wykorzystać przygotowane w Excelu przykładowe dane zasilające, to należy:

1. wywołać polecenie importu odpowiednich danych - menu Zbiory - Import danych

2. określić odpowiedni Plik źródłowy - typu Pliki Excel 2007, wybrać odpowiedni plik XLSX z podkatalogu EXPORT

3. skojarzyć kolumny w arkuszu z odpowiednimi polami - na zakładce Zaawansowane zaznaczyć Domyślne