W przypadku ilościowego zestawienia prac akordowych w innym, zewnętrznym systemie (np. bezpośrednio na produkcji) istnieje możliwość automatycznego przeniesienia danych do ewidencji akordu w celu obliczenia kwoty akordu i naliczenia wynagrodzeń. Dane te należy wcześniej przygotować w pliku tekstowym lub w arkuszu Excel. Przykładowe pliki z danymi do importu znajdują się w katalogu programu w podkatalogu EXPORT. Analogiczne pliki w zadanym formacie możemy przygotować ręcznie lub wygenerować automatycznie we wcześniej posiadanym systemie.

Funkcja Import ewidencji akordu dostępna jest w menu głównym Zbiory - Import danych.

Na zakładce Import określamy:

• Selekcja - działy pracowników, których dotyczyć będzie import

• Zeruj ewidencje przed importem - po zaznaczeniu opcji mamy pewność, że po zaimportowaniu wpisy w akordzie za podany okres pochodzą tylko z pliku importowego, gdyż przed importem zostają usunięte (za podany okres oczywiście), jeśli poprzez import tylko uzupełniamy istniejące już ewidencje, opcję tę należy wyłączyć

• Od daty, Do daty - wpisując okres, za jaki chcemy importować dane mamy pewność, że nie zaimportują się dane wykraczające poza ten okres (nawet wtedy, jeśli takie dane przygotowane są w pliku importowym)

• Plik źródłowy - plik z danymi do importu, może to być plik tekstowy (txt), plik z arkusza Excel (xls) lub plik z arkusza Excel 2007 (xlsx)

Na zakładce Ustawienia dla pliku tekstowego ustalamy, czy plik z danymi do importu zawiera rekordy o stałej czy zmiennej długości. Dla rekordów o zmiennej długości ustawiamy dodatkowo Znak rozdzielający pola w rekordzie oraz Znak ograniczający pola. Dodatkowo możemy dopasować Standard polskich liter i Format daty. Dla arkusza Excel podajemy Nazwę akrusza, czyli zakladki, z której pobieramy dane.

Poszczególne pola rekordu kojarzymy z plikiem importowym na zakładce Zaawansowane. Wymagane jest, żeby plik importowy zawierał przynajmniej jedno pole identyfikujące pracownika:

• Id pracownika - automatycznie nadawany przez program unikalny numer pracownika (kolumna Ide w oknie z pracownikami)

• Identyfikator - własny identyfikator nadawany przez użytkownika w oknie z pracownikami

• Nazwisko i Imię - wystarczające jeśli nie posiadamy pracowników o tym samym imieniu i nazwisku

oraz okres wpisu Od daty, Do daty. Dodatkowo z rodzajów akordu (zdefiniowanych składników akordu) wybieramy te, których ilości przygotowane są w pliku importowym. Stawka i kwota poszczególnych rodzajów podstawią i wyliczą się automatycznie podczas importu.

Jeśli chcemy wykorzystać przygotowane w Excelu przykładowe dane zasilające, to należy:

1. wywołać polecenie importu odpowiednich danych - menu Zbiory - Import danych

2. określić odpowiedni Plik źródłowy - typu Pliki Excel 2007, wybrać odpowiedni plik XLSX z podkatalogu

3. skojarzyć kolumny w arkuszu z odpowiednimi polami - na zakładce Zaawansowane zaznaczyć Domyślne