Dziennik umożliwia ewidencjonowanie wykonanych wydruków, eksportów oraz e-deklaracji dotyczących konkretnego pracownika lub firmy. Ewidencjonować możemy wszystkie wydruki lub na przykład te, które wydajemy na zewnątrz (zaświadczenia o zarobkach, deklaracje PIT). Dzięki tej ewidencji możemy zawsze sprawdzić, komu już sporządziliśmy deklaracje roczne lub kiedy danemu pracownikowi wydaliśmy zaświadczenie o zarobkach.

Warunkiem uaktywnienia ewidencji jest ustawienie opcji Dokumenty w menu głównym Ustawienia - Ustawienia kadrowe na zakładce Dokumenty.

Ewidencja może zawierać wykonane wydruki:

• Dziennik pracownika - dla konkretnego pracownika - wywołujemy z listy pracowników , klikając dwukrotnie na wybranym pracowniku (lub Enter) i wybierając pozycję Dziennik

• Dziennik zbiorczy - dla firmy oraz dla wszystkich pracowników zbiorczo - wywołujemy z menu głównego Okna - Dziennik lub Zbiory - Wybór firmy

Pozycje w dzienniku możemy uporządkować po dowolnej kolumnie, klikając dwukrotnie w jej nagłówek.

W ewidencji możemy ograniczyć widoczne pozycje do:

• Typ dokumentu - obok dokumentów drukowanych (Wydruki HTML, PDF) ewidencjonowane są również przygotowane do wysłania przez internet e-Deklaracje (e-Dokumenty)

• Nazwa dokumentu - rodzaje ewidencjonowanych dokumentów

• Miesiąc, Rok - tylko dokumenty generowane w zadanym okresie

• Użytkownik - tylko dokumenty sporządzone przez wybranego użytkownika

• Pokaż dokumenty pracowników - w przypadku dziennika zbiorczego obok dokumentów firmy możemy uwidocznić również dokumenty pracowników

• Tylko opublikowane - tylko dokumenty, które opublikowaliśmy (prawy klawisz myszy Publikuj dokument), czyli te, które są widoczne w danych portalu dla pracowników

Ustawiając się na konkretnym wpisie w dzienniku mamy do dyspozycji następujące funkcje, po wciśnięciu prawego klawisza myszy:

• Pokaż dokument - w przypadku wydruków ukaże się na ekranie przegląd wydruku, ale tylko w przypadku włączonej w ustawieniach kadrowych na zakładce Dokumenty opcji Dołącz wydruk HTML , Dołącz wydruk PDF

• Pokaż e-Dokument - w przypadku e-Deklaracji możliwość podpisania i wysłania deklaracji w formie elektronicznej (patrz e-Deklaracje) oraz wygenerowania PDF (Drukuj dokument) z e-deklaracji

• Zapisz e-Dokument jako - możliwość zapisania e-Deklaracji w formacie XML

• Seryjne e-dokumenty - w przypadku większej ilości przygotowanych e-Deklaracji możliwość seryjnego podpisania i wysłania wszystkich widocznych deklaracji jednocześnie - patrz Seryjne e-Deklaracje

• Seryjne podpisywanie PDF - dokumenty PDF możemy podpisać podpisem kwalifikowanym jeśli jest ustawiony w Ustawienia - Środowisko na zakładce Inne (podpisujemy wszystkie widoczne w oknie dokumenty PDF również te wygenerowane z e-deklaracji), przy podpisywaniu możemy je również zahasłować (Użyj haseł przy podpisywaniu dokumentów dla pracowników) używając tych samych haseł co przy Logowaniu przez internet

• Publikuj dokumenty - dany dokument będzie widoczny w Dzienniku wydruków w danych portalu dla pracowników
  Uwaga. Wszystkie wydruki zapisywane do dziennika mogą automatycznie być publikowane w portalu pracowniczym (patrz Ustawienia kadrowe - Dokumenty)

• Usuń publikację - usunięcie dokumentu z widoku w Dzienniku wydruków w danych portalu dla pracowników

• Wyślij email do pracownika - możliwość wysłania danego wydruku np. podpisanego PDF emailem pracownikowi
  Uwaga. Jeśli chcielibyśmy wysłać dokumenty mailem kilku pracownikom należy podwietlić dane dokumenty w dzienniku a następnie pod prawym klawiszem myszy wybrać Podświetlenia - Wyślij emaile do pracowników.

Wraz z początkiem roku pojawia się wiele obowiązków podatkowych min. wystawienie i wysłanie do urzędu skarbowego PIT-11. Jeśli mamy dużo pracowników może to być uciążliwe i czasochłonne. W R2Płatniku jest wiele funkcji, które mogą to ułatwić. Najprościej zrobić to w ten sposób:

1. Wygenerować e-deklaracje do Dziennika.

2. Podpisać seryjnie e-deklaracje.

3. Wysłać seryjnie e-deklaracje do urzędu.

4. Wydrukować PIT z seryjnych e-dokumentów (Drukuj Pit-11).

5. Wysłać emailem PIT-11 do pracowników (Drukuj Pit-11 z seryjnych e-dkokumentów, a następnie Wyślij wydruki do pracowników).