W oknie Lista pracowników powinni znajdować się wszyscy pracownicy: zatrudnieni na umowę o pracę, osoby pracujące na umowy-zlecenia, umowy o dzieło oraz wszyscy, którzy zakończyli pracę, ale chcemy zachować ich dane i kartoteki do późniejszych wydruków (np. PIT-11).

Po zainstalowaniu systemu lista pracowników jest pusta, uzupełniamy ją o pracowników już zatrudnionych. Później wprowadzamy na listę pracowników nowo zatrudnianych.

Nowego pracownika  nanosimy na listę pracowników klawiszem Ins. Wpisujemy:

• Nazwisko, Imię - wypełniamy oddzielnie

• Identyfikator - symbol lub numer jednoznacznie określający pracownika

• Umowy – zaznaczamy umowy, jakim podlegać będzie wprowadzony pracownik:

• o pracę

• zlecenia

• o dzieło

• organy stanowiące

• o.prakt.absolwencką

• Uwagi - dowolne uwagi dotyczące pracownika

• Grupa - przynależność pracownika do danej grupy wybieramy z biblioteki grup pracowników

• Hasło - hasło używane do hasłowania wydruków PDF wysyłanych mailem z programu do pracownika


Uwaga. Pojawi się dopiero po zaznaczeniu opcji Użyj haseł przy wysyłaniu dokumentów w parametrach firmy.
Uwaga. W wersji PRO hasło to jest na zakładce Udostępnianie.

• Rejestr - rejestr pracowników, który określa format identyfikatora; widoczny tylko jeśli w Menu-Ustawienia-Ustawienia kadrowe zaznaczono opcję"Włącz automatyczne identyfikatory"

• Nr - kolejny numer identyfikatora; widoczny tylko jeśli w Menu-Ustawienia--Ustawienia kadrowe zaznaczono opcję"Włącz automatyczne identyfikatory"

• Notatki - dodatkowe 8 pól przewidziane na własne kryteria, notatki te mogą być wykorzystane przy:

• wyszukiwaniu pracownika

• uwidocznieniu jako kolumny w oknie z pracownikami

• wydrukach własnych dokumentów

• zestawieniach wg klucza

• dekretach księgowych
  

  UWAGA. Nazwy notatek (1, 2, ..., 8) możemy zmienić na własne, bardziej opisujące ustalone kryteria. W tym celu na nazwie etykiety klikamy lewym klawiszem myszy przytrzymując jednocześnie klawisze Alt i Ctrl i wprowadzany własną treść etykiety.

• Udostępnianie - patrz Logowanie przez internet

Poprawę wpisanych danych podstawowych  umożliwia klawisz F6.

Umieszczenie pracownika na liście nie jest równoznaczne z jego zatrudnieniem. Żeby zatrudnić pracownika, musimy:

• uzupełnić wszystkie jego dane (z kwestionariusza osobowego)

• określić dział oraz inne niezbędne dane związane z zatrudnieniem pracownika

• wypisać umowę o pracę

Możliwe jest również usunięcie pracownika  z listy (klawisz Del). Funkcja ta nie usuwa fizycznie danych pracownika, a jedynie przenosi pracownika z danymi do kosza (menu Okna - Pracownicy-kosz), skąd można go z powrotem przywrócić do okna Pracownicy lub anonimizować dane osobowe bądź bezpowrotnie usunąć.

Możliwe jest szybkie wyszukanie danego pracownika poprzez wpisanie nazwiska (lub początku nazwiska), będąc w oknie z listą pracowników.

W przypadku wersji wielofirmowej istnieje możliwość wyszukania pracownika z dowolnej firmy. W tym celu należy w liście pracowników kliknąć prawym klawiszem i z ukazanego menu wybrać Znajdź pracownika w firmach. Następnie po wyszukaniu pracownika (Szukaj) program może automatycznie wybrać firmę, w której szukany pracownik jest zatrudniony i ustawić się na właściwym pracowniku (Zmień firmę).

Dodatkowa funkcja  F4 (właściwości) określa uporządkowanie pracowników na liście: alfabetycznie wg nazwiska i imienia lub według identyfikatorów. Można również ułożyć pracowników na liście działami, wcześniej ustalając kolejność działów w bibliotece.

Jeśli chcemy szybko odnaleźć listy płac, na których występuje dany pracownik, klikamy w ikonę  (Podświetl listy). Listy z danym pracownikiem zostaną:

• Podświetl listy z pracownikiem - podświetlone w ewidencji list płac; wcześniej podświetlone listy (niekoniecznie z danym pracownikiem) zostaną dalej podświetlone

• Odświetl listy z pracownikiem - odświetlone w ewidencji; inne podświetlone listy zostaną dalej podświetlone

• Podświetl tylko listy z pracownikiem - wykonując tą funkcję mamy pewność, że w ewidencji list płac podświetlone będą tylko te, na których występuje dany pracownik; inne listy wcześniej podświetlone zostaną odświetlone

• Odświetl wszystkie listy - likwiduje podświetlenia wszystkich list w ewidencji

Używając ikony  możemy szybko uzupełnić karty pracy dla pracowników z jednego lub kilku działów (patrz: Seryjne wypełnianie kart pracy).

W oknie możemy automatycznie wprowadzić limity urlopów jedną funkcją dla wszystkich pracowników za zadany rok. Służy do tego ikona   (patrz: Karta urlopowa - Wprowadzanie limitów urlopów).

Oprócz funkcji wyżej opisanych, pod prawym przyciskiem myszy jest dostępnych wiele innych, służących do grupowej obsługi pracowników, takich jak:

• Wprowadź ZUA/ZWUA - automatyczna rejestracja do ZUS
• Wypełnij umowy o pracę - seryjne wprowadzanie umów o pracę
• Wypełnij umowy zlecenia - seryjne wprowadzanie umów zlecenia
• Wypełnij umowy o dzieło - seryjne wprowadzanie umów o dzieło
• Wypełnij dane do naliczeń - seryjne wprowadzanie danych do naliczeń
• Wypełnij akord - seryjne wprowadzanie akordów
• Uaktualnij dane - uaktualnianie niektórych danych
• Przelicz podstawy urlopu wychowawczego - przeliczanie podstaw składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego
• Funkcje RCP - dla włączonej opcji RCP seryjne funkcje do obsługi ewidencji czasu pracy
• Zakończ umowy o pracę - automatyczne zakończenie umów o pracę
• Znajdź pracownika w firmach - szukanie pracownika w wielu firmach - przydatne dla biur rachunkowych