Ewidencję kosztów uzupełniamy dla każdego pracownika przed naliczeniem wynagrodzeń. Pracownikom godzinowym i akordowym koszty uzupełniamy na podstawie kart pracy, zebranych z wszystkich kontraktów (zleceń, projektów) - jeden wpis w ewidencji kosztów dotyczy karty pracy pracownika z jednego kontraktu. Pracownikom zasadniczym (na stałej pensji), dla których koszty nie zmieniają się co miesiąc możemy jednym wpisem przypisać koszty na cały rok.

Do ewidencji kosztów możemy wejść klikając w ikonę  bezpośrednio z okna głównego lub będąc w Aktualnym zatrudnieniu   klikając na klawiszu Koszty.

Klawiszem Ins wprowadzamy nowe koszty . Wypełniamy:

• Od daty, Do daty - okres powstania kosztów

• Dział, Zlecenie - struktura kosztów

• Rodzaje kosztów - dla każdego rodzaju kosztów (patrz Definiowanie i nadzór - Rodzaje kosztów) wprowadzamy jedną z następujących pozycji:

• Godziny - dla rozbicia kosztów według godzin pracy

• Kwota - dla rozbicia kosztów wg kwoty oraz podstawienia tej kwoty na listę płac

• Procent - dla rozbicia kosztów procentowo

Po zatwierdzeniu podczas naliczania wynagrodzeń automatycznie utworzy się struktura kosztów.

Poprawę danych  umożliwia klawisz F6. Wypełnioną ewidencję możemy wydrukować zbiorczo dla grupy pracowników - patrz Zestawienie ewidencji kosztów.

Jeśli pracownik stanowi ten sam koszt przez cały miesiąc (lub inny okres), możemy wprowadzić jeden wpis za cały okres. Jeśli jednego dnia koszty pracownika obciążają kilka zleceń, wprowadzamy kilka wpisów za jeden dzień.

Koszty stałe z danego okresu mogą przepisywać się z ewidencji kosztów stałych firmy (patrz Koszty stałe). Ewidencja kosztów może być również automatycznie uaktualniana bezpośrednio w karcie pracy (patrz Koszty z karty pracy). Istnieje również dodatkowa możliwość automatycznego uzupełniania kosztów z ewidencji akordu (patrz Koszty z akordu).

Ewidencję kosztów możemy eksportować do innych systemów, jak również importować z zewnątrz. Dla potrzeb importu przygotujemy wcześniej plik tekstowy (TXT) lub arkusz w Excelu (XLSX) z danymi w odpowiednim formacie. Przykładowe pliki z danymi do importu znajdziemy w podkatalogu EXPORT.