Właściwa praca z wewnętrznym systemem RCP umożliwia szczegółowe ewidencjonowanie i interpretację zdarzeń wejścia/wyjścia, polegającą na właściwym obliczeniu godzin pracy w   miesięcznej karcie pracy.

Ustawiając się kursorem na odpowiednim dniu otwieramy ewidencję czasu pracy, w której możemy wprowadzać następujące zdarzenia:

• Rodzaj rejestracji - w zależności od rodzaju rejestracji zdarzenie to będzie zaliczone lub niezaliczone do godzin pracy:

  • Praca, Służbowe, Inne zaliczone do pracy - zdarzenia powiększające godziny pracy (Godziny pracy)

  • Nieobecność płatna, Nieobecność niepłatna, Nieobecność niepł.nieuspr., Odebrane - zdarzenia powiększające godziny nieobecności płatnej (Godz.n.pł), niepłatnej (Godz.n.niepł.), niepłatnej nieusprawiedliwionej (Godz.n.n.nieuspr) oraz godziny odebrane (G.odebrane) - patrz Instrukcja administratora - Definiowanie i nadzór - Składniki kart pracy

  • Przerwa płatna - zdarzenia zaliczane do czasu pracy w wymiarze określonym w Szablonach harmonogramów

• Rodzaj wpisu - informacja o sposobie wprowadzenia wpisu:

  • Ręczny - wpis wprowadzony ręcznie

  • Czytnik, Czytnik - korekta - wpis zaimportowany z czytnika RCP (patrz Import z czytnika RCP) lub wprowadzony przez internet (patrz Karty pracy przez internet)

• Opis - szczegółowy opis zdarzenia

• Fakt.godz.wejścia - wprowadzany, faktyczny czas wejścia

• Zalicz.godz.wejścia - zaliczona godzina rozpoczęcia pracy, podstawiana na podstawie faktycznej godziny wejścia oraz harmonogramu czasu pracy, przykładowo jeśli praca rozplanowana jest od godz.8:00, a wejście odbyło się o 7:50 - jako faktyczną godzinę rozpoczęcia pracy system zaliczy 8:00

• Fakt.godz.wyjścia - wprowadzany, faktyczny czas wyjścia

• Zalicz.godz.wyjścia - zaliczona godzina zakończenia pracy, podstawiana na podstawie faktycznej godziny wyjścia oraz harmonogramu czasu pracy, przykładowo jeśli praca rozplanowana jest do godz.16:00 oraz możliwe 2 nadgodziny, a wyjście odbyło się o 18:15 - jako faktyczną godzinę zakończenia pracy system zaliczy 18:00 (czyli 10 godzin pracy w tym 2 nadgodziny)

• Korekta - jeśli z jakiejkolwiek przyczyny chcemy zmienić zaliczone godziny wejścia/wyjścia należy zaznaczyć tę opcję. Wszystkie wpisy z korektą nie będą później analizowane pod kątem zmian harmonogramów czasu pracy, czy faktycznego czasu pracy

• Godziny pracy - zaliczony czas pracy na podstawie zaliczonej godziny wejścia i wyjścia

• Godz.50%, Godz.100% - zaliczony czas pracy ponad normę, na zmianę automatycznie wyliczanych nadgodzin mają wpływ parametry z grupy Obliczanie nadgodzin, określane przy firmie na zakładce Parametry / Karty pracy - (patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Konfiguracja parametrów firmy)

• Godziny II zm. - godziny przepracowane na drugiej zmianie w ramach godzin pracy, parametry godzin traktowanych jako druga zmiana określone są w parametrach kalendarza (patrz Kalendarze, zakładka Parametry), w karcie pracy podstawią się po określeniu opcji Godziny II zmiany w definicji składników karty pracy (menu Definicje - Składniki karty pracy) - patrz Instrukcja administratora - Definiowanie i nadzór - Składniki kart pracy.

• Godziny nocne - godziny przepracowane w nocy w ramach godzin pracy, parametry godzin traktowanych jako nocne określone są w parametrach kalendarza (patrz Kalendarze, zakładka Parametry), w karcie pracy podstawią się po określeniu opcji Godziny nocne w definicji składników karty pracy (menu Definicje - Składniki karty pracy) - patrz Instrukcja administratora - Definiowanie i nadzór - Składniki kart pracy, godziny nocne zaliczone do nadgodzin (przed lub po pracy) wpisywane są do Godz.100%

• Godz.n.pł. - zinterpretowane godziny dla rodzaju rejestracji Nieobecność płatna, godziny te podstawią się do tych godzin w karcie pracy, które w definicji składników karty pracy (menu Definicje - Składniki karty pracy) mają zaznaczoną opcję Godziny nieobecn.płatnej

• Godz.n.niepł. - zinterpretowane godziny nieobecności niepłatnej (rodzaj rejestracji: Nieobecność niepłatna), podstawiane do rodzaju godzin w karcie pracy (Składniki karty pracy), z opcją Godziny nieobecn.niepłatnej

• Godz.n.n.nieuspr. - zinterpretowane godziny nieobecności niepłatnej nieusprawiedliwionej (rodzaj rejestracji: Nieobecność niepł.nieuspr.), podstawiane do rodzaju godzin w karcie pracy (Składniki karty pracy), z opcją Godziny nieobecn.nieuspr.niepłatnej

• Godz.odebrane - zinterpretowane godziny odebrane za nadwyżki godzin z poprzednich okresów (rodzaj rejestracji: Odebrane), podstawiane do rodzaju godzin w karcie pracy (Składniki karty pracy), z opcją Godziny odebrane

• Wypłać nadgodziny teraz - opcja pojawia się tylko przy rozbudowanej karcie pracy (czyli w przypadku rozliczania godzin nadpracowanych) i dostępna jest w przypadku wystąpienia godzin nadliczbowych, standardowo godziny pracy przepisują się w karcie pracy do godzin faktycznych, podstawiając nominał w godzinach rozliczonych (co umożliwia późniejsze odebranie godzin nadpracowanych lub ich rozliczenie na koniec okresu rozliczeniowego), zaznaczenie tej opcji spowoduje przepisanie również godzin rozliczonych oraz nadgodzin (co wpłynie na wypłacenie tych nadgodzin na koniec miesiąca i uniemożliwi ich późniejsze odebranie)

• Odbierz godziny teraz - opcja pojawia się tylko przy rozbudowanej karcie pracy (czyli w przypadku rozliczania godzin nadpracowanych) i dostępna jest (tylko dla rodzaju rejestracji: Odebrane) w przypadku wystąpienia godzin niedopracowanych, standardowo godziny pracy przepisują się w karcie pracy do godzin faktycznych, podstawiając nominał w godzinach rozliczonych (co umożliwia późniejsze odpracowanie godzin niedopracowanych lub ich rozliczenie na koniec okresu rozliczeniowego), zaznaczenie tej opcji spowoduje przepisanie godzin faktycznych do rozliczonych (co wpłynie na wypłacenie mniejszej ilości godzin na koniec miesiąca i uniemożliwi ich późniejsze zbilansowanie z nadgodzinami)

W jednym dniu może wystąpić kilka zdarzeń, z których łączna suma godzin przepisywana jest do właściwych godzin danego dnia w karcie pracy po każdorazowym zatwierdzeniu wpisu w ewidencji czasu pracy przyciskiem OK.

UWAGA. Dopiero akceptacja całej karty pracy ( OK ) trwale zapisuje zmiany w ewidencji czasu pracy. Anulowanie zmian w karcie pracy ( Anuluj ) anuluje również zmiany w ewidencji czasu pracy mimo wcześniejszej akceptacji poszczególnych zdarzeń w ewidencji czasu pracy.

Szczegółową miesięczną ewidencję czasu pracy możemy wydrukować seryjnie dla grupy pracowników poleceniem z menu głównego Raporty - Ewidencja czasu pracy. Mamy również do dyspozycji cały wachlarz zestawień czasu pracy, pozwalających na zbiorcze zebranie szczegółowego czasu pracy pracowników w danym dniu, spóźnień i wcześniejszych wyjść w zadanym okresie oraz wszelkich nieobecności i niezgodności w zadanym okresie - patrz Zestawienia i dokumenty - Zestawienia czasu pracy.

Przy pomocy przycisku Połącz wpisy możemy połączyć wcześniej podświetlone wpisy. Program zamiast podświetlonych wpisów utworzy jeden wpis, gdzie godzina wejścia jest godziną wejścia z pierwszego podświetlonego wpisu a godzina wyjścia - godziną wyjścia z ostatniego wpisu.

Bez wewnętrznego systemu RCP godziny pracy wprowadzamy bezpośrednio w karcie pracy. Zaletą rozwiązania z RCP jest szczegółowe ewidencjonowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ich właściwe przeliczenie na ilość godzin pracy. Niedogodnością jest dużo większa ilość danych do wprowadzenia, w prostym przypadku zamiast wpisania ilości godzin pracy (8) trzeba uzupełnić godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. od 8:00 do 16:00). Wprowadzanie zdarzeń wejścia/wyjścia można zautomatyzować poprzez:

• Import ewidencji czasu pracy - import ewidencji przygotowany w zewnętrznych systemach rejestracji czasu pracy

• Import z czytnika RCP - import zdarzeń bezpośrednio z rejestratorów czasu pracy (czytników)

Można również wprowadzić bezpośrednią rejestrację zdarzeń wejścia/wyjścia przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej. Wtedy rolę czytnika RCP spełnia komputer podłączony do internetu (lub wewnętrznego firmowego intranetu) - patrz Karty pracy przez internet.

System umożliwia również współpracę on-line z zewnętrznymi rejestratorami czasu pracy, przy wykorzystaniu modułu współpracy o nazwie R2czytnik. Zaletą wykorzystania tego modułu jest fakt, że wszystkie rejestracje z czytnika są na bieżąco zapisywane w bazie danych, czyli od razu widoczne w ewidencji czasu pracy - patrz Instrukcja administratora - Współpraca z czytnikami RCP.

Przy współpracy on-line z modelami czytników wyposażonych w kamerę można włączyć opcję Pobieraj zdjęcia z czytnika (patrz Współpraca z czytnikami RCP - Podłączanie czytników / BAZA DANYCH). Wtedy po zaczytaniu rejestracji, oprócz czasu pracy, pojawi się dodatkowa zakładka ZDJĘCIA ze zdjęciami zrobionymi przez czytnik podczas rejestracji.