Pozycja ta  ma istotne znaczenie podczas uzupełniania danych pracowników już pracujących, naliczanych dotychczas ręcznie lub w innym programie. Dane z bilansu otwarcia pozwolą na szybkie uzupełnienie dotychczasowych danych, koniecznych do naliczania chorobowego, urlopów i do prawidłowego przygotowania rocznej informacji podatkowej (PIT).

Można oczywiście wprowadzić listy wstecz, żeby nanieść wynagrodzenia z poprzednich miesięcy. Zaletą takiego rozwiązania jest szczegółowe zapoznanie się z systemem i sprawdzenie poprawności przeliczeń, wadą - poświęcenie dodatkowego czasu. Żeby tego uniknąć można wprowadzić tylko wybrane wartości niezbędne do poprawnego przejścia z ręcznych naliczeń.

Jeśli pracownik zatrudniony jest na dwóch różnych etatach w firmie, bilans otwarcia wprowadzamy dla każdego zatrudnienia oddzielnie.

Bilans otwarcia składa się z trzech części, w których wypełniamy:

• DOCHODY - wartości tu wprowadzone dodane zostaną do rocznych zeznań podatkowych

• Dochody do dnia - data ostatniego dnia miesiąca, w którym wypłaciliśmy wynagrodzenia naliczone ręcznie (lub w innym systemie)

• Przychód, Koszty uzysk., Dochód, Podatek doch. – wpisujemy odpowiednie kwoty wypłacone od początku roku do daty wpisanej w pozycji Dochody do z podziałem na źródła przychodów

• Podst.skł.emer.-rent., Składka ZUS, Składka zdrow.pobr., Składka zdrow.odlicz. - łączne kwoty od początku roku do wprowadzonej daty

• KARTA ZASIŁKOWA - wprowadzone dane posłużą do wyliczania zasiłków w karcie zasiłkowej

• Podstawy zasiłków (odbruttowione) do dnia - data ostatniego dnia miesiąca, za który ręcznie naliczaliśmy wynagrodzenia

• Ndp - nominalne dni pracy - ilość dni roboczych w miesiącu

• Dpu - dni pracy i urlopu - ilość dni przepracowanych łącznie z urlopem

• podst.chorobowego - wynagrodzenie brutto uzupełnione do pełnego miesiąca i pomniejszone o składkę ZUS płatną przez pracownika; nominalna kwota, jaką pracownik powinien zarobić pracując cały miesiąc (bez składki ZUS)

• Podst.ch.kwart. - kwota premii kwartalnych (bez składki ZUS)

• Podst.ch.półr. - kwota premii półrocznych (bez składki ZUS)

• Podst.ch.roczna - kwota jednorazowych wypłat rocznych (typu trzynastka) (bez składki ZUS)


UWAGA. Wprowadzone podstawy uwzględniane będą tylko wtedy, jeśli zawarte są w okresie zatrudnienia. Jeśli chcemy uwzględnić podstawy sprzed okresu zatrudnienia (np. w przypadku przejęcia zakładu) to należy poprzedni okres zatrudnienia wpisać w historii zatrudnienia, zaznaczając tam opcję Ciągłość zatrudnienia

• KARTA URLOPOWA - wprowadzone dane posłużą do naliczania wynagrodzenia za urlop w liście płac

• Podst.urlopu do - data ostatniego dnia miesiąca, za który ręcznie naliczaliśmy wynagrodzenia

• z - przy wyliczaniu urlopu oraz ekwiwalentu za urlop bilans otwarcia zostanie uwzględniony jako średnia z 3, 6 lub 12 miesięcy

• Dp - dni pracy - ilość dni przepracowanych

• Gp - godziny pracy - ilość godzin przepracowanych
  UWAGA. Gp uwzględniane są do wyliczenia średniej godzinowej za urlop, jednakże uwzględnione zostaną tylko wtedy, jeśli uzupełnione są też Dp. W przypadku, gdy wprowadzone są tylko Dp, do wyliczenia średniej godzinowej uwzględnione zostaną Gp jako Dp razy 8 (dla pełnego etatu).

• Podst.urlopu - zmienne wynagrodzenie brutto, potrzebne do naliczenia urlopu jako średnia z 3, 6 lub 12 miesięcy; w skład jego wchodzą tylko zmienne składniki wynagrodzenia: płaca godzinowa, płaca akordowa, dopłaty za nadgodziny i zmienne dodatki: za godziny szkodliwe, nocne, premia uznaniowa i inne; w podstawę urlopu nie wliczamy nominalnych składników wynagrodzeń: płacy zasadniczej, dodatków stałych (funkcyjny, szkodliwy, stażowy i premia regulaminowa) i dodatków jednorazowych
  UWAGA 1. Do podstawy urlopu wprowadzamy tylko tyle miesięcy wstecz, z ilu naliczana jest średnia.
  UWAGA 2. Jeżeli przy wyliczeniu ekwiwalentu za urlop potrzebne są dane z bilansu otwarcia, należy dodatkowo uzupełnić karty pracy za te miesiące, gdyż do wyliczeń ekwiwalentu potrzebne będą nominalne dni pracy, których nie można uzupełnić w bilansie otwarcia.
  UWAGA 3. Należy uważać, żeby za ten sam miesiąc nie było jednocześnie list płac oraz bilansu otwarcia, gdyż spowoduje to zawyżenie stawki za urlop (podstawa zsumuje się zarówno z listy, jak i z BO, natomiast godziny pracy będą tylko z BO). Tak więc jeśli przy rozpoczęciu pracy najpierw wprowadzimy bilans otwarcia, a później będziemy chcieli uzupełnić listy płac za poprzednie miesiące, to musimy pamiętać o zlikwidowaniu za te miesiące bilansu otwarcia.

Przykład:

Rozpoczynamy pracę z systemem od 1 kwietnia 2007. Wynagrodzenia wypłacamy w dwóch terminach: na koniec miesiąca dla pracowników zasadniczych i 10-go następnego miesiąca dla pracowników godzinowych. W takiej sytuacji daty bilansów otwarcia będą różne:

dla pracowników zasadniczych wpiszemy:

• Podstawy do: 31.03.2007 i uzupełnimy podstawy chorobowego z poprzednich 12 miesięcy 04,05,06,07,08,09,10,11,12-2006 i 01,02,03-2007 (i urlopu z poprzednich 3 miesięcy)

• Dochody do: 31.03.2007 i uzupełnimy dochody wypłacone w 01,02,03-2007 (czyli wynagrodzenia za 01,02,03-2007)

dla pracowników godzinowych wpiszemy:

• Wynagrodzenia do: 28.02.2007 i uzupełnimy podstawy chorobowego z poprzednich 12 miesięcy 03,04,05,06,07,08,09,10,11,12-2006 i 01,02-2007 (i urlopu z poprzednich 3 miesięcy)

• Dochody do: 31.03.2007 i uzupełnimy dochody wypłacone w 01,02,03-2007 (czyli wynagrodzenia za 12-2006 i 01,02-2007)

Ponieważ pełne wprowadzenie bilansu otwarcia podczas wdrożenia systemu może okazać się dość pracochłonne, możemy uzupełniać go sukcesywnie podczas pracy. Mając świadomość, na co wpływają poszczególne grupy danych z bilansu otwarcia, możemy pominąć lub uzupełnić później.

• Dochody - ważne jest, żeby tę grupę danych uzupełnić do końca roku podatkowego (lub do daty zwolnienia pracownika), gdyż dane te potrzebne są do wydrukowania rocznych deklaracji podatkowych. Jeśli wdrożenie rozpoczynamy pod koniec roku i deklaracje roczne planujemy wydrukować w dotychczasowym systemie, możemy tę sekcję pominąć. Jeśli dotychczas deklaracje wypisywaliśmy ręcznie to niezależnie od okresu wdrożenia szybciej jest uzupełnić te dane i wydrukować deklaracje już z programu, niż wypisywać wszystko ręcznie.

• Karta zasiłkowa - dane te wpływają na wyliczenie wynagrodzenia chorobowego wprowadzanego w karcie zasiłkowej, więc ważne jest, aby zostały uzupełnione przed pierwszym zwolnieniem. Dane można uzupełniać tylko dla pracowników, którzy chorowali w danym miesiącu przed naliczaniem wynagrodzeń. W każdym kolejnym miesiącu jest mniej danych do uzupełnienia (z mniejszej ilości miesięcy), gdyż podstawy chorobowego z miesięcy naliczanych już w programie wyliczają się automatycznie

• Karta urlopowa - jeśli mamy tylko stałe składniki wynagrodzenia (płaca zasadnicza) i nie mamy żadnych dodatkowych składników (premie, nadgodziny) to sekcję tę możemy pominąć. Jeśli jednak zmienne składniki występują lub mamy wynagrodzenia godzinowe to możemy (analogicznie jak chorobowe) uzupełniać dane tylko dla pracowników, którym w danym momencie naliczamy wynagrodzenie za urlop. Podobnie również w każdym kolejnym miesiącu uzupełniamy podstawy z mniejszej ilości miesięcy.

UWAGA. W przypadku występowania dużej ilości absencji z powodu choroby lub urlopu wypoczynkowego dobrze jest uzupełnić dane z bilansu otwarcia od razu dla wszystkich pracowników. Pozwoli to uniknąć ciągłego powracania do tych danych i pominięcia wprowadzenia danych we właściwym czasie.

Zawartość bilansu otwarcia możemy również zaimportować z zewnątrz (pod warunkiem przygotowania danych w pliku tekstowym o odpowiednim formacie).

BZ - przepisz bilans zamknięcia z ostatniej pozycji w historii zatrudnienia; dostępne tylko wtedy gdy przy przenoszeniu poprzedniego zatrudnienia do historii zatrudnienia został wygenerowany bilans zamknięcia ; opcja przydatna np. przy przejściu pracownika na emeryturę i ponownym zatrudnieniu go bez dnia przerwy