Jeśli pracownik chorował lub przysługuje mu zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński, to należy uzupełnić mu kartę zasiłkową (w Aktualnym zatrudnieniu  Karta zasiłkowa).

Nowe  zwolnienie lub zasiłek wpisujemy klawiszem Ins.

Wypełniamy OKRESY ZWOLNIENIA:

• Korekta do zwolnienia - zaznaczamy tylko w przypadku, gdy chcemy skorygować tylko naliczenia (kwoty) poprzedniego zwolnienia, w przypadku gdy zmianie ulegnie Rodzaj nieobecności to na pierwotnym zwolnieniu, pod prawym przyciskiem myszy wybieramy Zmiana rodzaju nieobecności (patrz Korekty w karcie zasiłkowej)

• Seria, Numer – dane druku zwolnienia

• e-ZLA - zaznaczamy, jeśli zwolnienie lekarskie jest w wersji elektronicznej; ma znaczenie dla wydruku Z-3


UWAGA. Elektroniczne zwolnienia lekarskie można importować do programu z PUE (Zbiory - Import danych - Import kart zasiłkowych - PUE).

• Okres od, Okres do - okres choroby lub zasiłku

• Data wystawienia - może być późniejsza niż Okres od

• Data wpływu - data wpłynięcia zwolnienia do zakładu pracy, w przypadku zwolnienia przeterminowanego, które wpłynęło po okresie 7 dni od daty rozpoczęcia zwolnienia (lub w przypadku uzupełnienia pola Data wystawienia od daty wystawienia) pomniejszany jest zasiłek brutto o 25%, ale tylko za dni przeterminowane

• Rodzaj nieobecności - wybieramy:

• niepłatne z tyt. nienabycia praw do zas. - gdy pracownik nie nabył jeszcze prawa do zasiłku chorobowego (nie wchodzi do 14 lub 33 dni wynagrodzenia chorobowego)

• niepłatne inne - chorobowe niepłatne inne np. z powodu nadużycia alkoholu (wchodzi do limitu 14 lub 33 dni wynagordzenia chorobowego)

• chorobowe - niezdolność do pracy wskutek choroby; pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 80% jego wynagrodzenia

• chorobowe szpitalne - gdy zwolnienie obejmuje pobyt w szpitalu; pracownikowi przysługuje wynagrodzenie (płatne przez zakład) w wysokości 80% jego wynagrodzenia, natomiast zasiłek (płatny przez ZUS) w wysokości 70% wynagrodzenia

• chorobowe 100% - gdy niezdolność do pracy powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby zawodowej lub choroby przypadającej w czasie ciąży; pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 100% jego wynagrodzenia

• chorobowe wypadkowe - gdy niezdolność do pracy powstała wskutek wypadku przy pracy; pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 100% jego wynagrodzenia

• świadczenie rehabilitacyjne - świadczenia rehabilitacyjne w wysokości 90% (i po 90 dniach 75%) wynagrodzenia

• świadczenie rehabilitacyjne 100% - świadczenia rehabilitacyjne w wysokości 100% wynagrodzenia

• świadczenie rehabilitacyjne wypadkowe - świadczenia rehabilitacyjne po wypadku w wysokości 100% wynagrodzenia

• opieka nad dzieckiem - opieka nad dzieckiem płatna w wysokości 80% wynagrodzenia

• opieka inne - zasiłek opiekuńczy płatny w wysokości 80% wynagrodzenia

• macierzyński - zasiłek macierzyński płatny w wysokości 100% wynagrodzenia

• macierzyński 80% - zasiłek macierzyński płatny w wysokości 80% wynagrodzenia

• dodatkowy macierzyński - zasiłek macierzyński płatny w wysokości 100% wynagrodzenia

• dodatkowy macierzyński 80% - zasiłek macierzyński płatny w wysokości 80% wynagrodzenia

• ojcowski - zasiłek macierzyński płatny w wysokości 100% wynagrodzenia chorobowego

• rodzicielski 60%,80%,100% - zasiłek macierzyński płatny w wysokości odpowiednio 60%, 80%, 100% wynagrodzenia

• zagraniczne, zagraniczne wypadkowe - zasiłek zagraniczny tylko do prowadzenia ewidencji, nie jest wysyłany do ZUS

• Kod choroby - wpisany na podstawie zwolnienia tylko w szczególnych przypadkach (B,C,D,E) lub kontynuacja poprzedniej choroby (A), przy kodzie B program kontroluje 270 dni okresu zasiłkowego
  UWAGA. Przy kontroli 182 dni nie będą sumowane zwolnienia z różnymi kodami choroby, np. bez kodu (---) i B, ale będą uwzględniane kontynuacje z tym samym kodem (lub bez) oraz kodem A.

• Okres zasiłkowy - wykorzystujemy w przypadku zwolnień podlegających oddzielnym okresom zasiłkowym, wtedy kontroli 182 dni okresu zasiłkowego oddzielnie podlegają zwolnienia z każdego z 10 dostępnych okresów zasiłkowych, po 120 dniach możemy uzyskać informację o przekroczeniach okresu zasiłkowego (menu Raporty - Zestawienia ewidencji - Zestawienie kart zasiłkowych - Informacja o przekroczeniach)

• Data przyznania - data przyznania świadczenia rehabilitacyjnego

• Nr decyzji - numer decyzji przyznania świadczenia rehabilitacyjnego

• Ilość dni zwolnienia - podstawia się automatycznie na podstawie okresu zwolnienia

• Anuluj to zwolnienie - zaznaczamy w przypadku, gdy w wypłaconym już zwolnieniu zmianie ulegnie Rodzaj nieobecności, po zaznaczeniu tej opcji istnieje możliwość ponownego wprowadzenia zwolnienia z tym samym okresem (patrz Korekty w karcie zasiłkowej)

Przeglądamy zakładkę PODSTAWA WYMIARU ZASIŁKU, która wyliczana jest jako średnia z poprzednich 12 miesięcy wynagrodzeń (podstawy chorobowego) zgodnie z wytycznymi ZUS.

UWAGA. Dla pracowników tymczasowych (w Aktualnym zatrudnieniu na zakładce Inne opcja Pracownik tymczasowy) zatrudnionych w agencji pracy tymczasowej (w danych firmy Rodzaj jednostki: agencja pracy tymczasowej) podstawa chorobowego nalicza się z bieżącego miesiąca.

Kolumny w tabeli przedstawiają:

• Zal – dany miesiąc zaliczony został do obliczenia zasiłku dziennego (przepracowano więcej niż połowę miesiąca i niezmieniony wymiar czasu pracy)

• Mc, Rok - miesiąc i rok wzięty do podstawy chorobowego

• Ndp, Dpu - nominalne dni pracy i dni przepracowane pobierane z karty pracy lub z bilansu otwarcia

• Etat - wymiar etatu w poszczególnych miesiącach

• Podst.chor., P.ch.kwart., P.ch.półr., P.ch.roczna - podstawa chorobowego, premia kwartalna, premia półroczna oraz premia roczna (trzynastka) pobierane są z poprzednich list płac lub bilansu otwarcia pracownika

• Kor – X w tej kolumnie oznacza, że pozycja została skorygowana ręcznie, jest to możliwe przed zatwierdzeniem wpisu

• BO – informacja o pobraniu danych z bilansu otwarcia

Dodatkowe pozycje informują:

• Kontynuacja poprzedniego zasiłku – zaznacza się automatycznie, gdy przerwa między wpisami jest mniejsza niż 1 miesiąc kalendarzowy (do końca 2021 roku obowiązywały 3 miesiące), wtedy podstawy chorobowego nie są przeliczane na nowo, tylko przepisywane są z poprzedniej pozycji

• Podstawy odbruttowione – informacja, że wyszczególnione podstawy chorobowego są już pomniejszone o składkę ZUS płatną przez pracownika

• Pokaż wyjaśnienie – klikając w ten przycisk możemy uzyskać informację na temat wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku za zadany miesiąc (patrz Wyjaśnienie obliczenia podstawy)

• Liczba mies.zal.do podst. - ilość miesięcy uwzględniona przy wyliczaniu podstaw, odpowiednio Podst.chor., podstawy kwartalnej, półrocznej i rocznej

• Zaliczyć podst.chor.roczną do podstawy - przy wyłączonej opcji do wyliczenia podstawy nie zostanie ujęta trzynastka

• Najniższa krajowa - potrzebna do kontroli podstawy wymiaru zasiłku - jeśli wyliczana podstawa wyjdzie niższa niż najniższa krajowa, za podstawę przyjęta zostanie najniższa krajowa

• Podstawa wymiaru zasiłku - obliczona średnia miesięczna podstawa wyliczenia zasiłku

Po zaakceptowaniu wpisu możemy na zakładce Obliczenie zobaczyć wyliczony zasiłek i ewentualnie go skorygować  :

• Wsp.waloryzacji - współczynnik waloryzacji podstawiający się z parametrów naliczania przy zwolnieniach powyżej 182 dni oraz przy rodzaju nieobecności - świadczenie rehabilitacyjne
  UWAGA1. Waloryzacja zostanie uwzględniona, jeśli współczynnik będzie większy od 100%.


UWAGA2. Współczynnik ten nie jest automatycznie aktualizowany z pozostałymi parametrami naliczania, należy go uzupełnić samemu (Ustawienia - Parametry naliczania) .

• Nie wyliczaj automatycznie - standardowo wyłączona; zaznaczenie korekty spowoduje zaniechanie automatycznej kontroli i przeliczeń wartości wpisu - wszystko wtedy można (i należy) skorygować samemu

• Rodzaj i procent zasiłku - nadawany automatycznie na podstawie rodzaju nieobecności i poprzednich wpisów w karcie zasiłkowej (ręczna korekta możliwa jest po zaznaczeniu opcji Nie wyliczaj automatycznie):

• niepłatny - chorobowe nie zostanie naliczone

• wyn.za czas choroby 80%, wyn.za czas choroby100%, wyn.za czas choroby 100% wypadkowe - wynagrodzenie chorobowe płatne przez zakład za okres łącznie 14 lub 33 dni w roku kalendarzowym (w zależności od wieku pracownika)

• zasiłek chorobowy 80%, zasiłek chorobowy 100%, zasiłek chorobowy 100% wypadkowe, zasiłek chorobowy 70% - zasiłek chorobowy płatny przez ZUS za okres powyżej 14 lub 33 dni w roku kalendarzowym

• świadczenie rehabilitacyjne, świadczenie rehabilitacyjne 100%, świadczenie rehabilitacyjne wypadkowe - świadczenia rehabilitacyjne płatne przez ZUS, wyliczają się jako odpowiednio 75%, 90% i 100%

• zasiłek opiekuńczy nad dzieckiem 80%, zasiłek opiekuńczy inne 80% - zasiłek opiekuńczy płatny przez ZUS

• zasiłek macierzyński 60%, 80%, 100% - zasiłek macierzyński płatny przez ZUS

• zagraniczny, zagraniczny wypadek - pola informacyjne, chorobowe nie zostanie naliczone

• Zasiłek/dzień - podstawa wymiaru zasiłku przemnożona przez procent zasiłku oraz przy zwolnieniach powyżej 182 dni przez współczynnik waloryzacji

• Ilość dni zasiłku - ilość płatnych dni zwolnienia, przeliczana na podstawie okresu zwolnienia (z uwzględnieniem opcji Pierwszy dzień niepłatny - dotyczny przepisów z 2003 roku)

• Zasiłek brutto - zasiłek dzienny razy ilość dni zasiłku

• Przypis podatku, Zaliczka na podatek - pola informacyjne, faktyczny podatek policzy się na liście płac

• Zasiłek netto - zasiłek brutto pomniejszony o wartość podatku

• Zasiłek macierz.inne źródła - uzupełnaimy jeśli pracownik pobiera zasiłek macierzyński nie tylko w naszym zakładzie, istotne przy wyliczaniu podwyższenia zasiłku macierzyńskiego

• Podw.zas.macierz.netto - program automatycznie wyliczy podwyższenie zasiłku, gdy zasiłek brutto plus zasiłek macierzyński inne źródła, pomniejszony o zaliczkę na podatek dochodowy będzie niższy niż kwota świadczenia rodzicielskiego wpisana w Parametrach naliczania, można wartość wpisywać ręcznie
  UWAGA1. Pola Zasiłek macierz.inne źródła oraz Podw.zas.macierz.netto pojawią się gdy w Aktualnym zatrudnieniu na zakładce Zus zaznaczone będzie Wypłacaj podwyższenie zasiłku macierzyńskiego.
  UWAGA2. Aby podwyższenie zasiłku macierzyńskiego rozliczyć na liście płac należy dodać do definicji listy pole Podw.zas.macierzyńskiego.
  

UWAGA. Mamy również możliwość powtórnego przeliczenia podstaw chorobowego z 12 miesięcy (Podstawa wymiaru zasiłku) wykorzystując funkcję Przelicz podstawę. Jest to szczególnie przydatne, jeśli po wprowadzeniu zwolnienia do karty zasiłkowej naliczona została dodatkowa lista (np. premie za poprzedni miesiąc), mająca wpływ na zmianę podstawy chorobowego z poprzedniego miesiąca. W takim przypadku wprowadzone i obliczone już zwolnienie (ale jeszcze nie wypłacone) wymaga powtórnego przeliczenia. Jeśli zwolnienie zostało już uwzględnione na liście płac, to po aktualizacji podstaw należy powtórnie przeliczyć tę pozycję listy. Przycisk Przelicz podstawę jest nieaktywny, jeśli lista płac jest zamknięta.

Na zakładce Wypłata zasiłku widzimy:

• Uwzględnij na kolejnej liście - standardowo zaznaczone, spowoduje automatyczne przeniesienie naliczonego zasiłku na listę płac; wyłączenie pola spowoduje, że wpis nie zostanie ujęty na kolejnej liście
  UWAGA. Standardowo opcja ta jest zaznaczona, wyłączamy ją tylko w przypadku uzupełniania zaległych wpisów (już dawno wypłaconych).

• Lista, na której wypłacono zwolnienie - dane z listy płac, na której uwzględniony został naliczony zasiłek, wpisują się automatycznie podczas wprowadzania zasiłku na listę; w przypadku gdy wyłączymy opcję Uwzględnij na kolejnej liście - dane listy musimy podać sami

• Nie pomniejszaj składników na kolejnej liście - standardowo wyłączone spowoduje automatyczne pomniejszenie na liście płac nominalnych składników z angażu (np. płacy zasadniczej); włączenie opcji spowoduje, że nominalne składniki na kolejnej liście nie zostaną pomniejszone
  UWAGA. Standardowo opcja ta jest wyłączona, zaznaczamy ją tylko w przypadkach:

  • wpisów korygujących - patrz Korekty w karcie zasiłkowej

  • gdy zasiłek trwa cały miesiąc - jeśli nie wprowadzimy pracownika w danym miesiącu na listę podstawową

• Lista, na której pomniejszono składniki o dni chorobowe - dane z listy płac, na której pomniejszone zostały nominalne składniki, wpisują się automatycznie podczas naliczania listy płac

• Identyfikator raportu ZUS - pole widoczne tylko dla firm nieuprawnionych do wypłaty zasiłków ZUS w przypadku przekroczenia 14 lub 33 dni wynagrodzenia chorobowego, wskazuje na jakiej deklaracji na raporcie ZUS RSA wykazane będą okresy zwolnienia (gdyż w takim przypadku kwota zasiłku jest zerowa i nie nanosimy pracownika na listę zasiłkową); dla firm uprawnionych do wypłaty zasiłku informacja ta ustalana jest na podstawie daty wypłaty listy zasiłków ZUS, na której wypłacony zostanie zasiłek
  UWAGA. W przypadku firmy nieuprawnionej do wypłaty zasiłków ZUS, jeśli zwolnienie (będące już w całości zasiłkiem płatnym z ZUS) trwa cały miesiąc i jeśli nie będziemy danego pracownika nanosić na listę podstawową musimy dodatkowo zaznaczyć opcję Nie pomniejszaj składników na kolejnej liście

UWAGA 1. Żeby program automatycznie wykrywał, czy przekroczony został limit 14 lub 33 dni wynagrodzenia za chorobę, należy uzupełnić kartę zasiłkową od początku roku.

UWAGA 2. Jeśli w trakcie jednego zwolnienia zostanie przekroczony limit 14 lub 33 dni, zwolnienie takie zostanie automatycznie rozbite na dwa wpisy.

UWAGA 3. Jeśli zwolnienie jest na przełomie miesięcy, rozbite zostanie automatycznie na dwa wpisy.

Program umożliwia kasowanie (klawisz Del) tylko ostatniego wpisu.

Poprzez ikonę Wprowadż urlop macierzyński można od razu cały okres urlopu macierzyńskiego wpisać podając datę od, ilość tygodni oraz rodzaj zasiłku.

Funkcja Ctrl Enter spowoduje zsumowanie  wszystkich wpisów w karcie lub tylko podświetlonych (Shift á lub Shift â).

W przypadku małych firm, które nie są uprawnione do wypłaty zasiłków ZUS, należy upewnić się, czy opcja Uprawnienie do wypłaty zasiłków ZUS w danych firmy jest wyłączona. Wtedy wynagrodzenia chorobowe obliczane są normalnie, natomiast zasiłki chorobowe wprowadzane są z zerową kwotą, gdyż wypłaca je ZUS bezpośrednio pracownikom.

Po wprowadzeniu zwolnienia możemy po wciśnięciu klawisza F2 wydrukować formularz ZUS Z-3, Asygnatę zasiłkową, samo Obliczenie zasiłku, pełną Kartę zasiłkową, Protokół powypadkowy oraz eksportować do PUE ZUS Z-3.

Istnieje również możliwość zbiorczego wydruku zestawienia kart zasiłkowych dla wszystkich pracowników - patrz Zestawienia i dokumenty - Zestawienia ewidencji - Zestawienie kart zasiłkowych.

Nieobecności z Karty zasiłkowej automatycznie są uaktualniane w karcie pracy .

Szybkie przechodzenie pomiędzy kartami pracy poszczególnych pracowników umożliwiają klawisze Ctrl PgDn oraz Ctrl PgUp.

UWAGA. W celu naliczenia zasiłków ZUS i prawidłowego rozliczenia zasiłków na raportach ZUS należy zapoznać się z rozdziałem Rodzaje wynagrodzeń - Zasiłki ZUS opodatkowane.

Jeśli po rozpoczęciu pracy z programem zaczęliśmy wprowadzać bieżące zwolnienia, nie uzupełniając karty zasiłkowej za poprzednie okresy, powinniśmy to zrobić jak najszybciej, gdyż wszystkie wpisy z karty zasiłkowej potrzebne są do prawidłowego wypełnienia świadectwa pracy. Aby wprowadzić zwolnienia wcześniejsze należy:

• anulować wszystkie już wprowadzone zwolnienia zaczynając od ostatniego (Anuluj to zwolnienie)

• wprowadzić zaległe zwolnienia chronologicznie od początku pracy
  UWAGA. Po wprowadzeniu zaległych zwolnień należy jeszcze je poprawić, wyłączając opcję Uwzględnij na kolejnej liście (na zakładce Wypłata zasiłku), gdyż inaczej wpisy te wpłyną na kolejne naliczenia wynagrodzeń.

• ponownie wyłączyć znacznik Anuluj to zwolnienie zaczynając od pierwszego anulowanego