Podobnie jak w przypadku umów zleceń, standardowo ewidencjonować i rozliczać możemy umowy o dzieło na kilka sposobów:

• umowy jednorazowe - wystawiamy umowę na konkretny okres i kwotę, następnie jednorazowo naliczamy wynagrodzenie po zakończeniu umowy

• umowy ratalne - wypisujemy umowę na dłuższy okres i na konkretną kwotę, a zapłaty rozplanowujemy w ratach, po podaniu ilości rat proponowany jest harmonogram wypłat, który można jeszcze ręcznie skorygować, wynagrodzenia naliczamy w ratach co określony czas (np. raz w tygodniu, raz w miesiącu)

• umowy płatne wg zadanej (umówionej) stawki (za godzinę, za czynność itp.) - wystawiona umowa na zamknięty okres nie zawiera konkretnej kwoty, tylko stawkę jako podstawę do naliczenia wynagrodzenia, wynagrodzenie może być wypłacane jednorazowo lub etapami po wprowadzeniu ilości godzin lub wykonanych czynności

• umowy otwarte - określony jest czas trwania umowy i ogólne warunki wynagrodzenia, natomiast dopiero przy kolejnych wypłatach lub wypłacie jednorazowej podajemy konkretną kwotę

Dodatkowo możemy tak zmodyfikować system wynagrodzeń, żeby naliczać umowy o dzieło na podstawie samemu zdefiniowanych składników (patrz Definiowanie i nadzór - Rodzaje dochodów na listach - Dochody z umów cywilnoprawnych). W ten sposób można zaimplementować naliczanie umów wg kilku różnych stawek, obliczać na podstawie kalkulacji akordowej lub w dowolny inny sposób udostępniony w programie.

W rozliczeniu rocznym PIT naliczeniom z ewidencji umów o dzieło można przypisać następujące źródła przychodów:

• przychody z osobiście wykonywanej działalności, w tym z umowy zlecenia i o dzieło

• prawa autorskie

Rozliczenia umowy o dzieło rozpoczynamy od przejścia do ewidencji umów o dzieło . Będąc na liście pracowników możemy wejść do ewidencji na dwa sposoby:

• w Aktualnym zatrudnieniu  klikając na klawiszu Umowy o dzieło,

• klikając w ikonę  bezpośrednio z okna głównego.

Wprowadzamy  umowę o dzieło (Ins).

Wypełniamy:

• Rejestr umów - wybieramy z dostępnych rejestrów umów cywilnoprawnych

• Data zawarcia umowy - data podpisania umowy nie jest równoznaczna z datą zatrudnienia

• Data rozpoczęcia pracy, Data zakończenia - okres zatrudnienia objęty umową

• Numer kolejny - podstawia się numer kolejny umowy dla danego rejestru

• Numer - wyświetla się na podstawie numeru kolejnego, daty zawarcia umowy i układu numeru w wybranym rejestrze

• Treść - treść umowy można wpisać ręcznie lub wybrać z biblioteki (wciskając Ctrl Enter lub klikając w przycisk ); z biblioteki warto korzystać, jeśli treści będą się powtarzać
  UWAGA. W przypadku wyboru kilku pozycji z biblioteki, kolejne pozycje z biblioteki wprowadzamy klikając Wybierz jednocześnie przytrzymując klawisz Shift

• Pracownik własny - pole zaznacza się automatycznie, jeśli osoba jest już zatrudniona na umowę o pracę co powoduje, że zaznaczają się wszystkie składki ZUS

• Próg kosztów - jeśli zaznaczymy tę opcję i podstawiona na liście płac kwota nie przekroczy określonej w parametrach naliczania wartości próg naliczania kosztów, to kwota ta zostanie objęta podatkiem zryczałtowanym (na PIT-8A) bez kosztów; przy nie zaznaczonej opcji, kwota zawsze objęta będzie podatkiem po odjęciu standardowych kosztów (na PIT-11), nawet jeśli nie przekroczy progu

• Prawa autorskie - jeśli znaczymy, przy naliczaniu umowy uwzględnione zostaną 50% koszty uzyskania

• Wynagrodzenie liczone - wynagrodzenie (płatne jednorazowo lub w ratach) możemy określić na kilka sposobów:

  • podajemy od razu konkretną kwotę umowy (płatną jednorazowo lub w ratach - wg kwoty)

  • podajemy stawkę (godzinową - wg stawki) i przed wypłatą wprowadzamy konkretną ilość (godzin)

  • zaznaczamy wg stawki (pozostawiając stawkę pustą) i przed wypłatą wprowadzamy konkretną kwotę

• WYNAGRODZENIE - w przypadku, gdy określiliśmy wynagrodzenie wg kwoty, uzupełniamy:

• Kwota brutto - kwota umówionego wynagrodzenia brutto, czyli z podatkiem i składką ZUS

• Ilość rat - w przypadku wypłaty kwoty umowy w kilku ratach, pojawi się dodatkowa tabela, w której możemy rozplanować wypłaty

• Wypłacić na kolejnej liście - standardowo zaznaczone spowoduje automatyczne przeniesienie wprowadzonej umowy na listę płac; wyłączenie pola spowoduje, że wpis nie zostanie ujęty na kolejnej liście

• Lista płac, Poz.na liście, Data wypłaty - dane z listy płac, na której naliczona została umowa, wpisują się automatycznie podczas naliczania na liście; w przypadku gdy wyłączymy opcję Wypłacić na kolejnej liście umowa ta nie zostanie uwzględniona na liście płac

• Zostało do wypłaty brutto - saldo, czyli kwota pozostała do wypłaty

• WYNAGRODZENIE - w przypadku, gdy określiliśmy wynagrodzenie wg stawki, uzupełniamy:

• Stawka brutto - stawka za jednostkę (godzinę) pracy

• Za - opis jednostki pracy, należy wypełnić, żeby na umowie wydrukowana została stawka

• Ile - bezpośrednio przed wypłatą podajemy ilość jednostek (godzin) pracy

• WYNAGRODZENIE - w przypadku, gdy wybraliśmy wg stawki:

• Ile - w przypadku, gdy określiliśmy stawkę podajemy ilość, która przemnożona przez stawkę da kwotę brutto

• Kwota korekty - w przypadku określonej stawki do kwoty brutto dodana zostanie podana tu kwota

• Kwota brutto - w przypadku, gdy nie określiliśmy stawki bezpośrednio przed wypłatą podajemy konkretną wartość

• SZCZEGÓŁY - dodatkowe warunki umowy:

  • Zawód, Wymiar czasu pracy - dodatkowe, niewymagane pola informacyjne

  • Szczegółowe warunki wynagrodzenia - uściślenie warunków wynagrodzenia wymagane w przypadku, gdy nie podajemy od razu kwoty ani stawki

  • Zlecenie - na podstawie tego zlecenia utworzy się automatycznie wpis w ewidencji kosztów ewidencji kosztów z rodzajem kosztów określonym w rejestrze umów; później na podstawie ewidencji kosztów generuje się struktura kosztów podczas naliczania wynagrodzeń.

• SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA - gdy Pracownik własny składki na ubezpieczenia są naliczane, jak w przypadku umowy o pracę, dla pracownika zatrudnionego tylko na umowę o dzieło ustalamy:

• Ubezpieczenie zdrowotne - zaznaczamy, jeśli podlega składce na ubezpieczenie zdrowotne

• ZUS - zaznaczamy, jeśli podlega składkom na ubezpieczenie społeczne i dodatkowo ustawiamy, czy praca W siedzibie firmy i czy będzie składka na Dobrowolne chorobowe

• Do podstawy chorobowego - jeśli zaznaczymy Dobrowolne chorobowe, to wypłacona kwota umowy o dzieło powinna stanowić podstawę zasiłku chorobowego, ale tylko gdy umowa o dzieło ciągle trwa; w przypadku umów jednorazowych, zawieranych na krótkie okresy możemy "wymusić" zwiększenie podstawy chorobowego zaznaczając to pole

• Emerytalne, Rentowe, Chorobowe, Wypadkowe - pola informujące, jakie składki na ubezpieczenie społeczne zostaną naliczone

• Fundusz Pracy - zaznaczamy, jeśli podlega składce na Fundusz Pracy

• FGŚP - zaznaczamy, jeśli podlega składce na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

• Kod tytułu ubezpieczenia - kod ten podpowiada się przy tworzeniu zgłoszenia do ZUS (ZUA/ZZA) oraz podczas naliczania list płac, na podstawie którego uwzględniony zostanie na raportach ZUS RCA/RNA

• SPOSÓB ZAPŁATY - określamy sposób zapłaty drukowany na umowie, również faktyczne naliczenie kwoty na rachunek lub do wypłaty zależy od tej opcji (Płatne)

Poprawę danych  w umowie umożliwia klawisz F6.

Wystawioną umowę możemy wydrukować   funkcją F2, stojąc na odpowiedniej umowie.

Podobnie możemy wydrukować rachunek do umowy, ale wcześniej powinniśmy naliczyć umowę na liście płac, czyli:

• utworzyć listę płac  umów o dzieło (z definicją Umowy o dzieło)

• wprowadzić pracownika na listę

• naliczyć wprowadzonego pracownika

W przypadku umów wypłacanych kilkukrotnie (umowy ratalne, wg stawki, otwarte) każda wypłata musi odbywać się na innej liście płac. W szczególnych przypadkach istnieje możliwość wypłacenia umowy na kilku pozycjach tej samej listy, po zaznaczeniu w menu Ustawienia - Ustawienia płacowe na zakładce Przeliczanie opcji Wypłacaj umowy zlecenia lub o dzieło na kilku pozycjach tej samej listy. Dotyczy to jednak tylko umów wg stawki i umów otwartych (wg stawki z pustą stawką).

UWAGA 1. Rachunek do umowy możemy również wydrukować bezpośrednio po naliczeniu umowy na liście płac, klikając w oknie Pozycje listy ikonę  wydruki i wybierając Rachunek do umowy.

UWAGA 2. W przypadku listy płac z wieloma pozycjami wypłat umów o dzieło możemy wszystkie rachunki wydrukować zbiorczo ustawiając się na tej liście. W menu wydruku pojawi się dodatkowa pozycja Rachunki do umowy o dzieło.

Fakt wydruku umowy oraz rachunku do umowy może zostać zapamiętany w dzienniku wydruków - patrz Rozliczenia końcowe - Dziennik.

Umowy w ewidencji możemy przeglądać za zadany okres, ustawiany we właściwościach  po wciśnięciu F4.