Obok wprowadzenia podstawowych danych firmy lub firm (wyjaśnionych w rozdziale Instrukcja użytkownika - Rozpoczęcie pracy - Wprowadzanie danych firmy), dla każdej z nich dostępne są następujące parametry konfiguracyjne (menu Zbiory - Wybór firmy lub przycisk ):

PARAMETRY / NALICZANIE - parametry naliczania wynagrodzeń wspólne dla wszystkich pracowników firmy:

• Składka wypadkowa ZUS - wprowadzamy indywidualną wysokość składki wypadkowej dla każdej firmy oddzielnie, jeśli nie podamy procentu składki (lub pozostawimy zerowy) wysokość tej składki pobrana zostanie z ogólnych parametrów naliczania (patrz Parametry systemu - Parametry naliczania), w historii zapamiętywane są poprzednie procenty składki)

• Średnia zakładowa - analogicznie jak w przypadku składnik wypadkowej, jeśli nie podamy indywidualnej wartości dla danej firmy - pobrana zostanie z parametrów naliczania

• Procent min.krajowej do potrąceń - określamy procentową wartość minimalnej płacy, jaka powinna zostać wypłacona pracownikowi po uwzględnieniu potrąceń i pożyczek, przy nieokreślonej wartości program ograniczy potrącenia danego pracownika tak, żeby pozostała do wypłaty najniższa krajowa, ograniczenie potrąceń nie dotyczy zajęć komorniczych ograniczanych na podstawie odrębnych przepisów

• Składka PPK podstawowa - podstawowa składka na pracownicze plany kapitałowe płacona przez firmę, może przyjąć wartość 0 lub 1,5

• Składka PPK dodatkowa - dodatkowa składka na pracownicze plany kapitałowe płacona przez firmę, nie można wprowadzić wartości większej niż 2,5
  UWAGA 1. Jeśli pracownicy mają ustaloną indywidualną składkę dodatkową to wartość wprowadzamy w ewidencji PPK pracownika.
  UWAGA 2. To, jak jest wykazywany i rozliczany przychód i podatek z PPK finansowanego przez pracodawcę ustawiamy w Ustawieniach płacowych.

• Nie naliczaj FGŚP - Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie jest naliczany, jeśli określimy Rodzaj podatnika jako jednostka budżetowa, w innych przypadkach jeśli nie chcemy naliczać składek na FGŚP zaznaczamy tę opcję

• Zapamiętaj wyjaśnienia składników i pól systemowych - standardowo wyjaśnienia naliczanych składników wynagrodzeń dostępne są tylko podczas naliczania listy płac, jeśli chcemy mieć później możliwość wglądu w te wyjaśnienia to należy włączyć tę opcję

• Rozliczanie pracowników oddelegowanych - możliwość rozliczania pracowników oddelegowanych po odpowiednim zdefiniowaniu z wykorzystaniem pola systemowego Oddelegowany; w umowach o pracę pojawi się możliwość wyboru kraju oddelegowania i waluty

• Nie pobieraj kursów walut dla delegacji - po zaznaczeniu program nie będzie automatycznie pobierał do rozliczania delegacji zagranicznych kursów waluty z biblioteki

• Uwzględniaj przychód PPK z poprzedniego miesiąca - przychód i podatek z PPK finansowanego przez pracodawcę jest wykazywany i rozliczany w miesiącu wypłaty, po zaznaczeniu tej opcji składka jest wykazywana w bieżącym miesiącu natomiast przychód i podatek od niej jest rozliczany w następnym miesiącu (składka ta stanowi przychód w miesiącu przekazania do PPK)

• Pomniejszaj ryczałt samochodowy o pracę zdalną - praca zdalna wprowadzana w miesięcznej karcie pracy może pomniejszać ryczałt samochodowy

• Podwójny pobór podatku od PPK - w podanym tu miesiącu program policzy podatek od PPK za miesiąc poprzedni i obecny, zaznaczamy w sytuacji, gdy podatek od PPK był rozliczany z poprzedniego miesiąca , a teraz ma być rozliczany w tym samym miesącu co wypłata

• Zaniechanie poboru podatku od PPK - w podanym tu miesiącu program nie policzy podatku od PPK, zaznaczamy w sytuacji, gdy podatek od PPK był rozliczany w miesiącu wypłaty, a teraz ma być rozliczany w następnym miesiącu

PARAMETRY / KARTY PRACY - parametry związane z konfiguracją kart pracy:

• Włącz system rejestracji czasu pracy - możliwość szczegółowej ewidencji czasu pracy, czyli wprowadzania godzin wejścia/wyjścia i na podstawie ustalonego harmonogramu czasu pracy wyliczanie godzin w karcie pracy - patrz Instrukcja użytkownika - Miesięczne rozliczenie pracy - Wewnętrzny system RCP

• Godziny pracy bez nadgodzin - po włączeniu tej opcji do godzin pracy w karcie pracy przepiszą się godziny pracy ograniczone do nominalnych godzin pracy, czyli bez uwzględnienia nadgodzin

• Pobieraj koszty z ECP - po zaznaczeniu tej opcji możliwe będzie pobieranie kosztów z ewidencji czasu pracy, gdzie pojawi się zakładka Koszty, na której wybieramy Dział i Zlecenie, ma sens przy równoczesnym zaznaczeniu Sumuj godziny kosztów

• Włącz linię pobytu - po włączeniu tej opcji w karcie pracy pojawi się dodatkowa linia czas pobytu, gdzie wykaże się czas faktyczny z ewidencji czasu pracy

• Włącz ewidencję nadgodzin do odpracowania - zaznaczenie tej opcji umożliwi dodatkowe ewidencjonowanie w miesięcznej karcie pracy godzin faktycznie przepracowanych (godzin do odpracowania) i godzin rozliczonych

• Rozliczaj nadgodziny, bilansuj tylko dopłaty - zaznaczenie tej opcji umożliwi rozliczenie godzin faktycznie przepracowanych (godzin nadpracowanych lub do odpracowania) a dopłaty pozostaną do odebrania lub rozliczenia na koniec okresu rozliczeniowego, patrz Godziny do odpracowania

• Włącz wnioski - zaznaczenie tej opcji spowoduje pojawienie się w miesięcznej karcie pracy nowej ewidencji wnioski, które pracownik może złożyć o: nadgodziny, wykorzystanie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach, dzień wolny za pracę w dniu wolnym od pracy, wyjście prywatne, pracę zdalną, zaliczenie czasu pracy

• RWP(rozliczaj wyjścia prywatne) - po zaznaczeniu tej opcji program w godzinach faktycznych i rozliczonych wstawi faktycznie przepracowany czas pracy (bez niedogodzin i nadgodzin), np. w dniu wyjścia 7h, a w dniu odrabiania 9h; bez zaznaczenia tej opcji program w godzinach faktycznych wstawi faktycznie przepracowany czas (z niedogodzinami i nadgodzinami) a w godzinach rozliczonych wstawi nominał np.8h; funkcja ma sens tylko z włączonymi wnioskami

• Oddawaj 2 dni za niedzielę i święta - standardowo w miesięcznej karcie pracy można oddać 1 dzień za niedzielę lub święto, po zaznaczeniu program pozwoli 2 dni oddać

• Rozlicz nocne - w programie, gdzie nie ma RCP zaznaczamy by móc wprowadzić nadgodziny w porze nocnej(100%), po wprowadzeniu w miesięcznej karcie pracy godzin faktycznych i naliczeniu nadgodzin, przy wciśniętym Shift klikamy myszą na godzinach faktycznych i wpisujemy ile z nadgodzin ma być nocnymi (100%), wówczas system rozbije naliczone nadgodziny na 100% i 50%

• Włącz pobieranie czasu pracy z ewidencji delegacji - automatyczne zaznaczanie dni delegacji w karcie pracy na podstawie wypełnionych podróży służbowych w szczegółowej ewidencji delegacji

• Wstawiaj godziny pracy delegacji - po zaznaczeniu oprócz dni delegacji w karcie pracy podstawią się też godziny pracy zgodnie z nominałem

• Usuwaj godziny pracy delegacji - opcja powoduje, że po usunięciu delegacji zostaną usunięte godziny z karty pracy tylko jak będą równe nominalnym godzinom pracy

• ECP(ewidencja czasu pracy) - zaznaczenie spowoduje pojawienie się w delegacji dodatkowej zakładki Czas pracy, gdzie można wpisać, które godziny z delegacji zaliczyć do czasu pracy

• Sumuj godziny kosztów - przy bezpośrednim uzupełnianiu w karcie pracy godzin na poszczególnych kosztach (patrz Instrukcja użytkownika - Księgowanie i rozliczenia kosztów - Ewidencja kosztów - Koszty z karty pracy) możliwość automatycznego zsumowania godzin kosztowych i wpisania ich jako godzin pracy

• Tylko jeden koszt dziennie - przy bezpośrednim uzupełnianiu w karcie pracy godzin na poszczególnych kosztach (patrz Instrukcja użytkownika - Księgowanie i rozliczenia kosztów - Ewidencja kosztów - Koszty z karty pracy) pozwala na wpisanie tylko jednego zlecenia w danym dniu

• Włącz opisy dni pracy - możliwość wprowadzania w karcie pracy dowolnych uwag dotyczących danego dnia, np. czynności wykonanych danego dnia, po włączeniu tej opcji w miesięcznej karcie pracy pojawi się dodatkowy obszar, w którym można wprowadzać notatki dnia


UWAGA. Obok opisów pojawi się również możliwość wpisywania godzin WE/WY w danym dniu (tylko dla licencji bez RCP lub z wyłączoną opcją Włącz system rejestracji czasu pracy).

• Włącz akceptację kart pracy do naliczeń - przed naliczaniem wynagrodzeń dodatkowy wymóg odnośnie zaznaczenia zakończenia uzupełniania karty pracy danego pracownika (opcja Akceptacja w miesięcznej karcie pracy), bez zaznaczenia tej opcji (czyli tak jakby podpisania wypełnionej karty pracy) nie będzie możliwe naliczenie wynagrodzeń za dany miesiąc

• Rejestracja zdalna - po włączeniu tej opcji pracownicy będą mieli możliwość rejestracji czasu pracy (wejścia/wyjścia) przez portal dla pracowników - patrz Instrukcja użytkownika - Miesięczne rozliczenie pracy - Wewnętrzny system RCP - Karty pracy przez internet

UWAGA. Konfigurację karty pracy dla całej firmy możemy w szczególnych przypadkach zmienić dla wybranych działów, na przykład jeśli w dziale administracja nie prowadzimy szczegółowej ewidencji godzin wejścia/wyjścia takiej, jak dla pracowników produkcyjnych. Indywidualne ustawienia dla działu określamy w bibliotece działów na zakładce Parametry.

• Obliczanie nadgodzin - parametry związane z wyliczaniem nadgodzin:

• Nadgodziny powyżej normy dobowej - standardowo nadgodziny wyliczają się powyżej nominalnych godzin pracy, po włączeniu tej opcji wyliczać się będą powyżej dobowej normy czasu pracy, ustawionej w parametrach kalendarza

• Przedłużona norma dobowa - nadgodziny dobowe będą obliczane jako różnica pomiędzy godzinami faktycznie przepracowanymi w ciągu doby, a większą wartością (maksimum) godzin nominalnych dla danego dnia i dobowej normy czasu pracy, podawanej w kalendarzu

• W dni pracy pierwsze 2 nadgodziny 50% - zaznaczenie tej opcji spowoduje rozliczenie w miesięcznej karcie pracy pierwszych 2 nadgodzin w dni pracujące jako nadgodziny 50% i następnych jako 100%, w przeciwnym wypadku wszystkie nadgodziny w dni robocze rozliczone zostaną jako nadgodziny 50% (odkąd istnieje opcja "Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym" nie zaleca się stosowania tej opcji)

• W dni pracy wszystkie nadgodziny 100% - możliwość zaliczenia wszystkich nadgodzin w dni pracujące jako 100%, standardowo 50% (odkąd istnieje opcja "Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym" nie zaleca się stosowania tej opcji)

• W dodatkowe dni wolne nadgodziny 100% - zaznaczenie tej opcji spowoduje rozliczenie w miesięcznej karcie pracy nadgodzin w dodatkowe dni wolne jako nadgodziny 100%, w przeciwnym wypadku rozliczone zostaną jako nadgodziny 50% (odkąd istnieje opcja "Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym" nie zaleca się stosowania tej opcji)

• Powyżej normy dobowej 50% - nadgodziny 100% w dodatkowe dni wolne można ograniczyć do dobowej normy czasu pracy określonej w kalendarzu

• Godziny nocne przed pracą zawsze 100% - dla włączonej ewidencji czasu pracy, powoduje wyliczenie godzin nadliczbowych 100%, jeśli przed pracą wystąpiły nadgodziny w nocy - niezależnie od sumarycznego czasu pracy w tym dniu

• Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym - opcja zaawansowanego obliczania nadgodzin opierająca się na algorytmach kontroli norm czasu pracy, która gwarantuje poprawne i zgodne z Kodeksem Pracy wyliczenie nadgodzin bez przekroczeń dobowych, jak i średniotygodniowych. Obecnie zaleca się stosowanie właśnie tej opcji, ewentualnie w połączeniu z opcją "Nadgodziny powyżej normy dobowej" (patrz rozdział Obliczanie nadgodzin)

UWAGA. Konfigurację obliczania nadgodzin dla całej firmy możemy w szczególnych przypadkach zmienić dla wybranych kalendarzy. Indywidualne ustawienia dla kalendarza określamy w bibliotece kalendarzy na zakładce Parametry.

PARAMETRY / KARTY ZASIŁKOWE - parametry związane z konfiguracją kart zasiłkowych:

• Procent wynagrodzenia chorobowego - standardowo 80%; można zmieniać w zakresie 80%-100%

• Nie stosuj zasiłku powyżej 14 dnia dla osób powyżej 50 lat - dla osób powyżej 50 lat, już po przekroczeniu 14 (a nie 33) dni chorobowego, ZUS zaczyna wypłatę zasiłku. Po włączeniu tej opcji można dalej dla takich osób wypłacać wynagrodzenie, a zasiłek dopiero po 33 dniach.

• Pozwalaj na korektę podstawy chorobowego po wprowadzeniu zwolnienia - normalnie podstawę chorobowego można skorygować tylko podczas wprowadzania nowego zwolnienia w karcie zasiłkowej, a po jego zatwierdzeniu już nie. Jest to uwarunkowane tym, iż następne zwolnienia mogą być kontynuacją i skorygowanie wcześniejszego wpisu będzie wpływać na wszystkie kolejne, które są jego kontynuacją.W niektórych dużych firmach jeden użytkownik tylko wprowadza zwolnienia (może nie mieć nawet praw do oglądania podstaw), a drugi dopiero weryfikuje poprawność podstawy chorobowego. Aby mógł ją skorygować należy włączyć tę opcję. Trzeba być jednak świadomym, że w przypadku kontynuacji podstaw, należy skorygować także następne zwolnienia. Opcja ta może być również przydatna przy korektach w karcie zasiłkowej.

• Zaokrąglaj średni procent składki przy odbruttawianiu podstawy chorobowego - z pewnych względów opcja ta "poprawia" obliczanie podstaw do chorobowego w jednostkach budżetowych. Jest to związane m.in. z dodatkiem stażowym, który nie wchodzi do podstawy, a jest oskładkowany, co zaburza wyliczanie procentu odbruttawiania.

• Wliczaj do podstawy chorobowego dodatek wyrównawczy - standardowo dodatek wyrównawczy nie wchodzi do podstawy chorobowego, po zaznaczeniu podstawa jest wyliczana razem z dodoatkiem wyrównawczym

• Płaca godzinowa na Z3 do kolumny 6 - standardowo płaca godzinowa wchodzi do kolumny 7 na Z3, po zaznaczeniu będzie w kolumnie 6

• Przeliczaj podstawy kwartalne, półroczne i roczne proporcjonalnie do etatów - jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie czterech kwartałów poprzedzających niezdolność do pracy lub w okresie roku poprzedzającego tę niezdolność, składnik kwartalny lub roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendrzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w kwartałach kalendarzowych poprzedzających niezdolność do pracy albo odpowiednio w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność

• Uzupełniaj ostatnie brakujące podstawy kwartalne i półroczne - jeśli nie ma ostatniej podstawy kwartalnej lub półrocznej to program, po wczesniejszym zapytaniu uzupełnia tę podstawę ostatnio wyliczoną

PARAMETRY / EKSPORT - parametry dotyczące współpracy z programem Płatnik ZUS , Systemem Obsługi Dofinansowań PFRON oraz systemami obsługujacymi PPK:

• Nazwa skrócona do Płatnika - jeśli skrócona nazwa firmy wprowadzona w danych identyfikacyjnych Płatnika ZUS jest inna niż Skrócona nazwa firmy wprowadzona w programie to należy wprowadzić nazwę skróconą, podaną podczas rejestracji w ZUS
  UWAGA 1. Nazwa wprowadzona tutaj powinna być identyczna jak nazwa w danych identyfikacyjnych ZUS (co do wielkości liter, spacji i innych znaków), w przeciwnym wypadku współpraca z programem Płatnik ZUS nie będzie przebiegać poprawnie.
  UWAGA 2. Jeśli nazwę pozostawimy pustą to skrócona nazwa do Płatnika ZUS pobrana zostanie z pola Skrócona nazwa firmy.

• Podkatalog dla Płatnika - przy współpracy z programem Płatnik ZUS określamy nazwę podkatalogu, w którym tworzone będą pliki eksportowe (*.KDU), główny katalog eksportowy określamy w ustawieniach środowiska (patrz Parametry systemu - Ustawienia środowiska: Eksport), parametr przydatny, jeśli mamy już określoną strukturę (nazwy) podkatalogów, jeśli podkatalog pozostawimy pusty podpowiadać się będzie numer aktualnej firmy

• Nazwa skrócona do SODu, REGON do SODu - jeśli parametry te w systemie SOD PFRON różnią się od wypełnionych pól Skrócona nazwa firmy lub REGON to wprowadzamy tu identyczne dane jak w systemie SOD, jeśli pola te pozostawimy puste to przy wysyłaniu raportu miesięcznego do SOD zostaną wzięte podstawowe dane wprowadzone przy firmie.

• Forma prawna(1), Forma prawna(2), Forma własności, Wielkość - podajemy zgodnie z danymi w systemie SOD PFRON

• System PPK - dane logowania do systemu obsługującego PPK w naszej firmie, wybieramy system z dostępnej listy

• Login,Hasło - podajemy dane dostępowe do wybranego systemu, po podaniu tych danych w Eksportach PPK pojawi się przycisk Eksport do automatycznego przesłania danych do systemu

PARAMETRY / KADRY - parametry związane z kadrami:

• Regulamin pracy - po zaznaczeniu, w Informacji do umowy o pracę pojawi się zapis o regulaminie pracy u pracodawcy

• Pomniejszaj staż o nieobecności nieusprawiedliwione - po zaznaczeniu tej opcji z okresu zatrudnienia (patrz Miesięczne rozliczenie pracy - Staż pracy) wyłączone będą dni nieobecności nieusprawiedliwionej (wprowadzane w Nieobecnościach)

• Kontroluj identyfikator pracownika - opcja nie pozwalająca na zmianę identyfikatora pracownika po jego wprowadzeniu

• Tylko stanowisko na dokumentach - opcja, która na umowach o pracę, świadectwach i zaświadczeniu drukuje tylko stanowisko (bez zawodu)

• Włącz planowanie umów o pracę - uruchomienie zmian angaży poprzez portal WWW

• Włącz procesy krytyczne - możiwość włączenia komunikatów, które pojawiać się będą w momencie przekroczenia zdefiniowanych wcześniej procesów krytycznych (np. brak wymaganej obecności pracowników do wykonania danego zadania)

• Email DW,UDW - maile , które możemy wykorzystać przy obiegu dokumentów

• Drukuj PESEL na dokumentach pracownika - standardowo na dokumentach dla pracownika, np.na umowie o pracę nie drukuje się pesel, po zaznaczeniu informacja ta ukaże się na dokumencie

PARAMETRY / DEFINICJE - definicje list płac możliwe do wykorzystania w danej firmie, jeśli nie przypiszemy żadnych definicji to wszystkie będą dostępne przy tworzeniu nowej listy, opcja szczególnie przydatna w wersji dla biura rachunkowego; także tu ustawiamy koszty stałe dla całej firmy

PARAMETRY / DOKUMENTY - opcje związane załączanymi plikami/dokumentami:

• Zapisuj dokumenty załączane na dysku zamiast w bazie danych - włącza opcję przechowywania dokumentów załączanych we wskazanym katalogu na dysku (zamiast w bazie danych), co w przypadku bardzo dużej ilości załączników znacznie zmniejszy fizyczny rozmiar bazy danych. Dostępność tych opcji uwarunkowane jest wpisaniem katalogu do przechowywania dokumentów w Środowisku-Eksport.

  • Przepisz z bazy na dysk - po włączeniu opcji można przenieść dotychczas przechowywane dokumenty w bazie do ustawionego w środowisku katalogu, funkcja ta usuwa dokumenty z bazy i zapisuje je na dysku w formie plików odpowiedniego rodzaju

  • Przepisz z dysku do bazy - po wyłączeniu opcji nożna skopiować dotychczas przechowywane dokumenty/pliki w katalogu do bazy danych, funckja ta nie usuwa skopiowanych do bazy dokumentów - pliki te można usunąć samodzielnie
    UWAGA. Przed przepisywaniem dokumentów załączanych z bazy na dysk lub z dysku do bazy dobrze jest wykonać archiwum bazy danych, co zapewni nam powrót do stanu pierwotnego bazy w przypadku wystąpienia niepożądanych okoliczności.

• Zapisuj dokumenty dziennika na dysku zamiast w bazie danych - włącza opcję przechowywania zapisanych wydruków w dzienniku w formie plików we wskazanym katalogu (zamiast w bazie danych), co w przypadku bardzo dużej ilości wydruków znacznie zmniejszy fizyczny rozmiar bazy danych i przyspieszy wykonywanie niektórych operacji. Dostępność tych opcji uwarunkowane jest wpisaniem katalogu do przechowywania wydruków dziennika w Środowisku-Eksport.

  • Przepisz z bazy na dysk - po włączeniu opcji można przenieść dotychczas przechowywane wydruki w bazie do ustawionego w środowisku katalogu, funkcja ta usuwa wydruki z bazy i zapisuje je na dysku w formie plików PDF lub HTML

  • Przepisz z dysku do bazy - po wyłączeniu opcji nożna skopiować przechowywane na dysku pliki wydruków do bazy danych, funckja ta nie usuwa skopiowanych plików, można je usunąć samodzielnie
    UWAGA. Operacja przepisywania dokumentów dziennika może długo trwać, dlatego należy wcześniej wylogować wszystkich użytkowników i wykonać archiwum bazy danych.

• Użyj haseł przy wysyłaniu dokumentów - po zaznaczeniu tej opcji wszystkie wydruki PDF wysyłane mailem z programu będą wymagały podania hasła przed otwarciem; PDF wysyłane do pracowników spod przycisku Wyślij wydruk do pracowników hasłowane będą indywidualnym hasłem pracownika wprowadzonym w oknie Pracownicy, natomiast PDF-y wysyłane spod przycisku Wyślij wydruk do ... hasłowane będą hasłem wprowadzonym przy firmie (poniżej)

• Użyj haseł przy eksportowaniu dokumentów - po zaznaczeniu tej opcji wszystkie wydruki eksportowane do pliku w formacie PDF (patrz Przegląd wydruku) z programu będą wymagały podania hasła przed otwarciem

• Hasło - hasło używane do hasłowania wydruków PDF wysyłanych mailem z programu oraz eksportów wydruków do PDF

PARAMETRY / IMPORT - parametry połączenia z usługą PUE niezbędne przy imporcie e-ZLA:

• Adres e-mail - adres będący loginem do usługi, pozwalającej pobrać raporty bez potrzeby logowania do PUE

• Hasło do usługi - hasło potrzebne do zalogowania się do usługi

• Hasło (plik zip) - hasło do pliku zip, gdy przy imporcie e-ZLA został wybrany import pliku ZIP

Uwaga. Wcześniej należy ustawić adres e-mail i hasło oraz harmonogram dla raportów cyklicznych w panelu pracodawcy na PUE ZUS.